Web会議のトラブルを解決！トラブル例とその対策方法を紹介

昔は、同じ場所に集まるしか方法がなかった「会議」ですが、ネットワーク環境が整っている現在では、場所を問わず、簡単にWeb上で会議が出来るようになりました。そんな便利なWeb会議ですが、利便性が高い反面、音声やネットワークが原因によるトラブルが起こってしまうことも。

ここでは、Web会議に起こりがちなトラブルとその解決策についてお話していきます。

Web会議の主なトラブル原因には、ネットワーク、デバイス、環境要因がある

Web会議をする際に起こり得るトラブルには、主に3つの視点から対応する必要があります。

ネットワーク

まず、ネットワークが原因によるトラブル。こちらは音声通信ソフトが原因だったり、端末に入っているセキュリティソフトが原因だったり、人によって大きく状況が変わります。

もしも毎回音声トラブルなどがある場合は、ネットワーク環境を見直してみましょう。

また、フリーソフト(無料の会議ソフト)は音声トラブルが起こりやすいと言われることがあります。トラブルが改善せずにいる場合、ソフトを見直すことも一つの手でしょう。

デバイス

マイクやスピーカーなどのデバイスが原因によるトラブルも、Web会議の際に頻出しやすいです。この記事でもピックアップして後述していきますので、その原因や対策について確認してみましょう。

物理的、環境によるトラブル

マイクから遠く声が聞こえない、また、環境音を拾ってしまい雑音に繋がるなどのトラブルは、Web会議だけでなく、一般的な音声通話にも起こりがちなトラブルですよね。一番確認が簡単で、予防対策のしやすいトラブルです。

起こりがちなトラブルの例と原因、対策

トラブルが起きた際にまずチェックしておきたい3つの視点がお分かりいただけたかと思います。

続いて、実際に起こりがちなトラブルをピックアップして、それぞれの原因と対策をご紹介します。

相手に声が届かない、聞こえない

「せっかく重要なポイントについて熱弁をしていたのに、話終わってみると、実は声が届いていなかった！」「相手が何か話しているようだけど、音声が聞こえない…。」なんてことはありませんか？

そのような際には、もう一度同じ話をする労力が必要になりますし、何よりも時間がもったいないですよね。

このようなトラブルの原因には、どのようなことが考えられるのでしょうか？

＜トラブルの原因＞

• マイクから遠い、あるいは声が小さい
• マイクが利用できる状態になっていない
• 雑音や環境音がする

＜原因別の対策＞

マイクから遠い、あるいは声が小さい

相手から声が聞こえない場合にも同じではあるのですが、単純に物理的な距離が遠く、音声が拾われていない可能性があります。例えば、ホワイトボードなどを駆使して説明をしようとしたとき、マイクから離れてしまい音が拾えなくなってしまうなどが考えられます。

相手に声が届いているのかを定期的に確認しながら、話を進めていきましょう。

また、話すときは出来るだけ聞こえやすい話し方をすること(大きめの声で、はっきり話すなど)も大切です。

マイクが利用できる状態になっていない

そもそも、今使用中のマイクが使えない状況である場合もあります。カメラ内蔵のマイクの場合、そのマイクが有効になっているのかを確認しましょう。

マイクをツンツンと手で触ってみて、その音が相手に聞こえるかを確認したり、自分のマイクの音声インジケータの反応を見たりして確認することが出来ます。

雑音や環境音がする

ヘッドセットを使用しての会議の際、使用中のヘッドセットではなく、PCやカメラに内蔵されているマイクが有効になっていることがあります。この際に環境音などが拾われて、雑音が多く拾われてしまうことも。

マイクの設定を見直してみて、接続されているのかを確認してみましょう。

もちろん、ただ単に周囲の雑音が多い場合もありますので、出来るだけ静かな場所で会議を行うようにしましょう。

エコー

Web会議や電話中、話をしていると自分の声が「やまびこ」のように返ってくることはありませんか？それは「エコー」というトラブルで、相手のスピーカーからマイクを通り、自分の元に音声が戻ってきてしまうことが原因です。

＜トラブルの原因＞

• 相手のスピーカー音をマイクが拾ってしまっている
• 相手がハンズフリー通話をしている

＜対策＞

エコーが起こり気になった時は、相手のスピーカーが大きすぎないか、またハンズフリー通話をしていないか確認してみましょう。

相手方にお願いできるようであれば、ヘッドセットに切り替えてもらうことをおすすめします。

ハウリング

カラオケやライブ会場などで、マイクが「キーン」と鳴ってしまうことがありますよね。あの音声トラブルは「ハウリング」と呼ばれ、これはWeb会議の際にも十分起こり得ます。起こってしまうと、相手を不快にさせてしまう音ですので、出来るだけハウリングが起こらないように対策をしましょう。

＜トラブルの原因＞

• マイクとスピーカーが近い
• マイク部分をふさいでしまった
• スピーカーの音量が大きすぎる

＜対策＞

マイクを触ったり、スピーカーに近づけたりしなければハウリングは起こりません。

それでも起こってしまうのなら、スピーカーの音量を確認してみましょう。

また、エコーが原因によるハウリングが起こっていることもありますので、エコーが起こっていないかも合わせて注意してみましょう。

通話状態のまま雑談をしてしまった

音声関連とトラブルよりももっと深刻なのがこのトラブル。電話をミュートにしたつもりで、相手方の噂話などを話そうものなら、大変なことになってしまいます。

音声トラブルに関してはリスケや文字起こしなどの対応が出来ますが、このトラブルに関しては信頼の失墜に繋がってしまいますので、絶対に避けたいところです。

＜トラブルの原因＞

• ミュートの押し忘れ、もしくはボタンが反応していなかった

＜対策＞

このトラブルに関しては、個人の意識の問題になってきます。会議が終わった時には、ミュートを押し忘れたりしないよう気を付けましょう。

もし自信が無ければ、付箋を貼っておく、ミュートを押すことを自分の手に癖付けるなどの対策を取ります。

一番確実なのは、そもそも聞かれて困る内容を口にしないことかもしれませんね。

まとめ

Web会議のトラブルには、本当に様々な原因があります。今回は、主にデバイスや環境面でのトラブルをご紹介しましたが、他にもネットワークやソフトの仕様によるものなど、そのトラブル原因は実に様々。

トラブルを完全に阻止することは出来ないものの、準備段階での確認を怠らないこと、また、こまめにコミュニケーションを取ることで、トラブルを最小限に抑えることはできます。

トラブル対策をして、便利なWeb会議をより効果的なものにしていきましょう！