ZOOM
ZOOMの特徴
導入・運用がしやすい
アカウントの登録とインストールだけで、すぐに導入できます。また、ゲスト側のアカウント登録は不要なため、面倒な作業のひとつがなくなり、ゲストの負担が軽減されます。
ミーティングや説明会では必ずしも、PC作業が得意な方ばかりが参加するわけではありません。そのため、パソコンに不慣れな方でも簡単に使用開始できるのが魅力のひとつでしょう。
高性能なセキュリティ
会議内容・顧客データ・プライバシー保護の観点から暗号化には256ビットのTLSやAES-256を使用し、セキュリティを強化しています。これにより会議のホスト・ゲスト共に安心してミーティングを行うことが可能になっているのです。
多人数に対して配信できる
無料版でも100名もの参加者に向けて同時に配信することができます。このように、多くの拠点に対して配信できることから、webセミナーや説明会等を頻繁に開催する企業にとっては重宝するweb会議システムでしょう。
ワンクリックでできる録画・録音
無料版でも使える録画・録音機能がワンクリックで行える点も評価されています。web会議システムでは、録画・録音機能は標準搭載されていることが多いですが、ワンクリックという誰にでも簡単にできる方法を用いているシステムはそう多くはありません。
web会議の内容を後で確認したい場合、ポチッとクリックするだけで、録画や録音ができるのですから、PCに慣れていない方でも簡単に使いこなすことができそうですね。
ただ、無料版ではPC上でのデータ生成作業が必要となります。そのため、長時間のミーティングを録画したものは、処理の途中でPCに何らかの問題が発生して、記録に不具合が生じることもあるようです。
しかし、有料版ではクラウド上での処理ができるようになるため、快適な記録が可能になります。長時間のミーティングを記録するであろう頻度を考え、最適なプランを検討する必要があるかもしれません。
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機能一覧
- 画面共有
- 1：1の無制限通話
- 制限無しの通話回数
- 40分間のグループ通話（3人以上の通話）
- ビデオ会議機能
- web会議機能
- グループコラボレーション機能
- 高セキュリティ
- オンラインサポート
- 録画・録音
上記の機能は無料版のものです。有料プランでは、通話時間の制限が無くなったり、録画・録音を快適に行えるようになったりと、使いやすさが向上します。
このように無料版でも多くの機能を使うことができるため、無料版のZOOMを活用する企業も少なくありません。ただ、長時間ミーティングの回数が多い企業や、グループ通話にて長時間の打ち合わせを行う企業等は有料版の方が効率的にweb会議を行えるでしょう。
無料版やトライアル期間を設けているweb会議システムも数多くリリースされているので、自社に合ったシステムを見つけるために一度無料版にて使いやすさを確認することも大切です。
ZOOMの脆弱性について
事前に想定されていないセキュリティの穴
ZOOMに限らず、どのようなアプリやシステムであれ、100％絶対に安全と言い切れるものはありません。当然ながら、開発者は入念に不具合を調査しますが、思わぬ落とし穴が残ってしまうことはあり得ます。そして、もしも悪意を持った人間がその穴に気づいてしまえば、そこが入口となってトラブルがもたらされることもあるでしょう。
このようなリスクに備えるためには、定期的なバージョンアップを適切に行い、使用するパソコンOSやZOOMシステムなどを常に最新の状態に保たなければなりません。
ZOOM爆撃による荒らし行為
ZOOM会議の普及で増えた問題の1つが「ZOOM爆撃」です。これは、無関係な第三者が会議中の画面を乗っ取り、悪質な画像やメッセージを画面に表示させるといった「荒らし行為」であり、ユーザーのセキュリティ意識が低かったり、システムに不慣れであったりすると、発生リスクも増大します。
なお、ZOOMはこのような荒らし行為に対していくつかの防止策をアナウンスしているので、詳しく見て行きましょう。
待機室の活用
待機室機能は、ミーティング参加者がいきなり会議へ参加できるのでなく、いったん「待機室」へと入室し、その上で主催者が個々の参加者を承認するというシステムです。
ミーティングIDの使い分け
ユーザーごとに設定する個人ミーティングIDは、特定の人間同士が連絡を取り合う際に便利ですが、これをそのまま公開ミーティングIDとして流用してしまえば、第三者に個人ミーティングIDを知られてしまう危険性が増します。
参加ユーザーの制限
あらかじめミーティングに参加するための条件を設定しておき、その条件をパスしている人しかミーティングへ参加できないよう設定することも可能です。また、反対に特定の条件に合致したユーザーを拒絶したり、不審なユーザーを追放したりすることもできます。
最大のセキュリティ対策は利用者の意識向上
ZOOMがどれだけ便利な機能を用意していても、利用するユーザー自身にセキュリティ意識が備わっていなければ本末転倒です。
高価で頑丈なカギを玄関に付けても、扉が開けっぱなしでは意味がありません。ZOOMを安全に活用していくためには、ユーザー自身の危機管理意識が大切です。
ZOOMでWEB会議をするメリットとデメリット
ZOOMは、2020年4月には世界中でユーザーが2億人に達し、全世界規模で人気のアプリですが、WEB会議ツールとして安全に利用するためには、メリットとデメリットを正しく理解しておくことが欠かせません。
メリット
無料版でも使える機能が多い
ZOOMで最大のメリットと考えられることは、やはり無料版でも機能が充実していることでしょう。このおかげで導入に対するハードルが低くなっており、これまでWEB会議を活用していなかった個人や企業でも積極的に活用する人が増えました。
どこでも会議を行える
職場や学校にいなくても、ZOOMを使える環境があれば、どこでも会議を主催したり参加したりできる点は大きなメリットです。
双方向のやり取りが可能
YouTubeなどの動画配信では、一方的に配信される映像に対して、参加者はチャットなどでコメントを返すことしかできませんでした。しかしZOOMでは互いの顔を見ながら、双方向のコミュニケーションをリアルタイムで成立させられます。
デメリット
会議内容が流出するリスク
オンラインで会議を行う場合、どうしても第三者から会議の内容を盗み見されるリスクが生じます。そのため、安全な利用には事前の危機管理が重要です。
悪意ある情報への接触
ZOOM爆撃のような荒らし行為によって、参加者にとって不快な映像やメッセージが表示されてしまい、場合にとってはそれがトラウマにまでなってしまうこともあるでしょう。そのため、会議主催者は事前にしっかりと対策を講じることが必須です。
プライバシーへの配慮が必要
WEB会議の普及で表面化した問題に、背景として映り込んだ自宅の様子が他人へ知られたり、自宅が職場化してしまい他人のプライバシーを尊重する意識が薄れたりといったことがありました。
