Web会議導入のメリットとデメリット

業務を進めていくうえで、会議は欠かせないものです。

会議の時間は無駄だという意見もある昨今ですが、やはり直接話すことによってはじめて得られるものは少なくありません。

しかしながら、各支社から代表者が集まって会議をするときには負担やコスト面・時間面でのロスもかなりのものになります。このような会議のデメリットをカバーできるのが、Web会議です。

Web会議は直接集まっての会議とは多くの面で異なるため、Web会議を導入することで現状企業が抱えている問題点を解決することができるかもしれません。

ここではWeb会議を導入するメリットとデメリットを紹介します。

Web会議導入のメリット

コスト削減につながる

会議のために他のオフィスまで出張するとなると交通費や宿泊費などがかかり、大きな出費になりますよね。

海外にもオフィスがある場合にはなおさらです。しかし、Web会議では離れた場所にあるオフィスにわざわざ出向く必要がないため大幅なコスト削減につながります。

導入コストやランニングコストがかかることを踏まえても、費用面ではメリットの方が大きいといえるでしょう。

時間を効率的に使える

会議のために移動する、場合によっては宿泊するのは時間的にも大きなロスになります。

時間の無駄を省くことは、生産性の向上に大きく貢献するといえるでしょう。また、Web会議はオフィス以外からでも参加することができます。

それこそ自宅からの参加も可能なので、柔軟なワークスタイルを推進することにもつながるといえるでしょう。

場所の確保が必要ない

多くの企業で「会議室不足」は大きな課題となっていますが、通常の会議であれば、会議をするための場所を確保する必要があります。また、この点においては専用の設備を必要とするテレビ会議も同様です。

しかし、Web会議では場所に関する制約が一切ありません。会議室の予約を取る必要がないので、参加する人のスケジュールさえ合えばいつでも会議を開くことができます。

日常的に会議ができる

1つのオフィスに集まって行う会議はコスト面でも時間面でも負担が大きいため、日常的に行うことはできません。

しかしWeb会議であれば参加する社員にも大きな負担がかからないため、会議の頻度を上げることができます。

別のオフィスに勤めている社員同士が密にコミュニケーションを取れるということは、企業全体の生産性を上げることに役立つといえるでしょう。

迅速な対応ができる

会社でトラブルが起きた場合や大事なクライアントからクレームがきた場合、自然災害で被害を受けた場合など、緊急で会議を開かなければいけないときあります。

このようなとき、集まるためのスケジュール調整から始めていては対処がどんどん遅れてしまいます。

それに対してWeb会議であればインターネット環境さえあればどこにいても会議に参加できるため、緊急時にも迅速な対応をすることができます。

データの共有がしやすい

Web会議はデータを共有するためのアプリケーションが充実しており、データをみながら会議を行う場面では非常に有効だといえます。

ただ画面にデータを写すだけではなく双方から書き込みをすることも可能なので、会議がスムーズに進行します。

このような機能が備わっていることから、あらかじめ配布資料を用意する必要がないのも大きなメリットだといえるでしょう。

会議の録画が可能

Web会議では会議の様子を録画しておくことができるため、社内での情報共有に役に立ちます。

会議をしたときに必ず議事録をとるという企業では、録画をすることによって議事録作成者の負担を大きく軽減することができます。

また、録画した映像を新人研修などに応用することもできます。

導入コストが安い

多くのメリットがあるWeb会議ですが、導入コストが高いとそもそも取り入れることができません。

しかし、Web会議はテレビ会議とは異なり導入コストが安価で済みます。なおWeb会議には無料タイプのものと有料タイプのものの2種類があります。

コストパフォーマンスを重視するなら無料タイプ、セキュリティを重視するなら有料タイプなど、優先順位に合わせて選ぶとよいでしょう。

汎用性が高い

Web会議は汎用性が高く、アプリやライセンスなどを後から追加することができます。

そのため利用できるシーンも幅広く、現場でのミーティングの他に、新人研修、取引先との打ち合わせ、顧客対応などにも役立ちます。

企業に合わせてWeb会議を広く活用していくことで、その良さを最大限に生かすことができるといえるでしょう。

用途に合ったおすすめの
WEB会議システムを見る

Web会議導入のデメリット

通信環境に会議の質が影響される

クラウド型のWeb会議システムでは、どうしても通信環境によって会議の質が影響されることを避けられません。特に、社内のパソコンを使うのでなく、個人宅や屋外からWeb会議へ参加する場合、事前に通信環境や回線速度について確認しておくことは必須です。

多数参加の会議よりも少数参加の会議が基本

Web会議システムによっては、大勢のメンバーが参加して意見交換できるものもあります。しかし多拠点接続が可能であっても、映像として表示される人数は限定されているなど、メンバー全員が常に互いを確認し合える対面会議のようにはいかないこともあるでしょう。そのため、Web会議システムの特性や会議の目的を把握した上で、対面会議とWeb会議を臨機応変に使い分けることが大切です。

カメラやマイクの性能によって画質・音質が悪くなる

通信環境が良くても、使用しているカメラやマイクの性能が悪ければ、相手へ伝わる画質や音質も劣化します。また、かといって高画質・高音質の機器をそろえたとしても、通信性能に見合ったものでなければ今度はデータが重くなり、タイムラグなどのエラーが生じやすくなるかも知れません。Web会議では、システムやデバイスに適応した機器の選別がポイントです。

費用がかかる場合もある

Web会議システムでは導入コストや月額費用が無料というものもありますが、原則として、高機能・高性能を追求するとコストがかかります。料金の支払い方法や契約プランなどはメーカーごとに異なるものの、場合によっては初期費用がかかることもあり、またシステムの使用料は無料でも、カメラやマイクといった機器をそろえる費用がかかることもあります。

メリット・デメリットを把握して有効活用を

ここでご紹介したようにたくさんのメリットがあるWeb会議ですが、デメリットもないわけではありません。

場の空気が読みにくい、ネット環境や機器の具合によって音声トラブルが発生する、カメラの範囲に限界があるため大人数での参加は難しいなど、実際に集まる通常の会議とは違う問題点が出てくることもあります。

Web会議を導入するときには、長所と短所の両方を把握したうえで有効に活用するようにしてください。