Web会議の進め方

せっかくWeb会議システムを導入しても、会議を円滑に進められず、参加者の発言や議論を促進させることができなければ、それは一方的な動画配信と同じです。そこで、ここではWeb会議において、主催者やリーダーとして参加者をファシリテートしていくための進め方やポイントについてまとめました。

会議の開始前に行っておく準備

Web会議のスケジュールの確認

対面会議でもWeb会議でも、事前にきちんと会議を開催するスケジュールを参加者へ伝えておき、時間通りに会議をスタートできるよう意識共有を行っておくことは重要です。Web会議のメリットの1つは、時間や場所に縛られることなくメンバーが会議へ参加できることですが、だからこそ時間に対してルーズにならないよう注意することも欠かせません。

カメラやマイクといった機器のチェック

Webカメラやマイクといった映像機器・音響機器に関しては、必ず事前に適したものを準備しておくことが必須です。また、できれば事前に画質チェックや音声テストをして、自分の発言が相手にどう聞こえているか、自分の姿が相手にどう見えているか、あるいは相手の声や姿が自分の方へどう伝わってくるのか、確認しておくようにしましょう。

接続環境と操作手順の事前確認

会議中に通信が途切れてしまったり、操作手順が分からなくなって会議の進行がストップしてしまったりしては、議論が盛り上がっていても水を差してしまいます。そのため、必ず動作チェックや通信環境の事前確認を行っておきましょう。また、もしも参加者が操作方法に迷った時に、速やかに教えたり、場合によってはリモートコントロールでサポートしたりといった準備も大切です。

会議に適した環境の確保

Web会議はいつでもどこでもが売りとはいえ、あまりに雑然とした環境は落ち着いて会議を行うために不向きです。きちんと参加者の話に集中できて、また参加者も自分の話に集中できるよう、会議に適した環境を確保しておくことも準備の1つといえます。

事前に議題や資料を共有

会議が始まってから議題を伝えたり、必要な資料を共有したりしては、時間のロスが増加します。また、議題や必要な資料を事前に共有しておくことで、参加者へアイデアや発言内容について考える時間的余裕を与えられることもポイントです。なお、会議中に改めて別の資料が必要になった場合は、Web会議システムの資料共有機能や画面共有機能などを積極的に活用するようにしてください。

セキュリティ対策を準備

Web会議では、時に社外メンバーなどを招待して、オープンネットワークで開催することもあります。そのため、会議への参加資格を持たない人間が会議へ紛れ込まないよう、セキュリティ対策について確認しておくことも不可欠です。Web会議のセキュリティ対策としては、システム上の暗号化機能やパスワードの他にも、会議参加メンバーの承認が会議室へ入るために必要といったシステムなど、様々な方法が考えられます。参加者が安心して会議に臨めるセキュリティ環境を整えるのも進行役の大切な役目です。

Web会議で注意すべきポイント

主催者は早めにログインして参加者を迎え入れる

重役出勤という言葉がありますが、Web会議ではむしろ主催者こそ早めに仮想会議室へ入室し、参加者を落ち着いて迎え入れる態勢が重要です。主催者が予定より少し早めに入室しておくことで、Web会議への参加に慣れていないメンバーに声をかけて緊張をほぐしたり、適切な参加承認などを行ったりすることができます。

会議の目的と参加者の役割の共有

会議が始まれば、最初に会議の目的をメンバー全体で確認し、必要に応じて司会進行や記録係といった役割を決めたり、発言する順番や時間などを決めたりすることも重要です。だらだらと会議を進めるのでなく、着地点を見定めた上で、集中してゴールへ向かう姿勢が肝要です。

ミュート機能などの有効活用

発言しない人はマイクの音声を切っておくといった配慮も、Web会議の進行を邪魔せず、積極的な意見交流を進める上で大切なポイントといえます。Web会議では、ヘッドセットや高性能マイクを使うことで、本人が思っている以上に声や吐息の音が相手に伝わっていることもあり、他の人の発言を邪魔しないようミュート機能を活用することは大切です。なお、自分がミュートしていることを忘れて、そのまま話し始めないよう注意するようにしてください。

発言していない人にも注意を配る

自分が発言していない時に音声を切っていても、画面上では常にメンバーへ自分の映像が表示されています。対面式の集団会議の場合、座る位置などによって見えにくい人や、顔を合わせづらい人が現れますが、Web会議では基本的に全員がカメラの前におり、画面にはその映像が映し出されています。そのため、会議中につまらなさそうな顔をしたり、スマホを触っていたりすると、その様子が全員のモニターへ流れてしまう危険性が高まるでしょう。また、自分以外のメンバーがあまり発言していない場合、タイミングを見計らって質問したり声をかけたりといった配慮も必要です。

Web会議システムごとの特性や機能を活用

Web会議システムには、製品や契約プランごとに機能差や特性があり、チャットツールや資料共有といった便利な機能が搭載されているものも少なくありません。そこで、Web会議システムを単なるテレビ電話の代わりとして使うのでなく、積極的に機能を活用しながら、自分たちにとって使いやすい会議の進め方を構築していくことも大切です。

Web会議では事前の準備と意識共有が重要

Web会議を円滑に進めようと思えば、会議中の配慮だけでなく、事前にきちんと準備をして、会議に最適な環境を構築しておくことが欠かせません。また、Web会議であっても対面会議であっても、参加者が意欲的に会議へ参加することが重要です。そのため、全員で会議の目的や必要性について意識共有を行いつつ、誰もがしっかりと意見を主張できるよう役割分担やルールづくりを行うこともポイントです。