活用事例
従来の会議ではできなかったことが、Web会議では実現できるようになります。手間や時間の短縮といった付加価値を活かすことで、幅広く使いこなすことも可能です。
もっともWeb会議の恩恵が受けられる例としては、全国各地に支店や拠点があり、毎月集合して会議をしている企業になります。
出張にかかる時間の日常業務への影響が無くなり、頻繁に会議がおこなえるため、スピードが求められる新規プロジェクトなどもスケジュール短縮が可能となります。各拠点での情報格差を是正でき、これまで以上の統制が期待できます。
CAD類の特殊アプリケーションを利用する建築業界などデザイン関係や、開発ソフトウェアのプレゼンテーションが求められるシステム企業では、データ共有機能が効果的です。
会議で順番にPCを覗き込む手間が省略できる上に、資料のコピーやデータディスクの配布による情報漏洩リスクの防止にも役立ちます。
Web会議の導入事例
ITソリューション事業を行っている企業での導入例
社員希望は2,000人超え。兵庫県に本社を構えるITソリューション事業でのWeb会議システム導入例についてです。導入の目的は、コミュニケーションを図るため。各地に事業者がありますが、全国各地のお客さんとコミュニケーション体制を整えるために導入しました。
Web会議システムを導入する前は会議やミーティングで出張しなければならない社員がいたものの、出張費や移動時間の問題を感じていたとのこと。
ですが、Web会議システムを取り入れてからは遠隔地でもしっかり顔を合わせてコミュニケーションを取ることができるようになったほか、出張費などの問題も解決することができました。
実際にWEB会議システムを利用した際には、映像や音声の品質が良いことに驚いたそうです。
水産会社で導入した例
社員数80名程度の水産会社で日々の業務に役立てるためにWeb会議システムを導入しているところがあります。新鮮な海産物を水揚げし、本社や支店だけでなく、営業所とコミュニケーションを取る目的で導入しました。
お客さんに新鮮な商品を届けるために様々な工夫を行っていたのですが、営業社員は本社に集めて行う会議は頻繁に行うのが難しいだけでなく、情報が共有できるまでに時間がかかると悩んでいたそうです。
そこで取り入れたのがWeb会議システム。実際に取り入れてみたところ、商品に貼るラベルを確認する作業などもインターネットを通して行うことができるようになり、格段に作業効率が向上したそうです。
様々な機器の設計や制作を行っている企業で導入した例
従業員は400名程度、放送機器などを取り扱っている産業システムメーカーで導入した例です。事業の中で海外とやりとりをすることが多く、より効率的・効果的なコミュニケーションを取るための手段としてWeb会議システムを導入しました。
それまで電話やメールでコミュニケーションを取っていたものの、伝わりにくく、海外ということもあり簡単に会議を開くことができなかったそうです。
そこでWeb会議システムを導入したところ、コミュニケーションが円滑に取れるようになっただけでなく、ロスタイムが減って生産性の向上を実現することができたとのこと。
様々な場面でWeb会議システムが役立ってくれていることがわかります。
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アイデア次第で多用な活用法も…
すでにWeb会議を導入している企業の中には、通常の会議ではない用途にもWeb会議を利用しているケースが存在しています。
新人社員のトレーニングや定例研修などの教育目的が代表例で、大型施設を利用することなく配属先にてOJTと並行しながら成果を挙げています。
講師役からモニタ上で全員を確認することができ、レポート類のチェックも即座におこなえるWeb会議システムの特徴をうまく活用した事例です。
また、一風変わった利用法としては、鮮度が求められる生鮮品の仕入れや、公開ルームを利用したマスコミ発表、さらには顧客へのセミナーを開催しているケースもあります。
市場や競り場からスマートフォン上のWeb会議を利用して映像を送り、本部では会議をしながら入札の判断を下すといった具合です。
まだまだ、Web会議はアイデア次第で大きな可能性を秘めていると言われており、今後の独創的な分野での成長も期待できます。
Web会議と働き方改革
Web会議は、「働き方改革」としても大いに活躍するツールです。
テレワークや、副業・兼業が増えているこのご時世、場所を問わずに打ち合わせが出来ることで、生産性は大きく上がっていくでしょう。
国の施策でもある「働き方改革」は、個人のワークスタイルにも必要なものだといえます。
以下、働き方改革についての豆知識と、働き方改革におけるWeb会議の活用メリットやデメリットについてお話していきます。
働き方改革とは…
働き手を増やすこと
働き方改革の大前提として、働き手を増やすことが挙げられます。
日本政府の方針は、現在未稼働の人口や高齢者を含め、ゆくゆくは1億人総活躍の社会を作り、経済活性をすること。これが、働き方革命の本質的な部分です。
一昔前は、「1つの会社に属し、定年まで勤めあげる」というスタンスが一般的でしたが、これからは、「年齢問わず、社会的に活躍し続ける」というスタンスが主流になるかもしれません。
また政府は、テレワーク、副業、兼業などといった多様な働き方を推奨しており、今後は1つの会社に属するのではなく、フレキシブルな働き方をする人が増えていくでしょう。
出生率を上げ、将来の働き手を増やす
少子高齢化も現在の日本にとっては深刻な問題です。
その大きな原因として、所得格差の広がりが挙げられます。最近では、非正規雇用での採用は増えており、体制こそ整えているものの、やはり正規雇用に比べて労働条件や給料面では劣ります。
子育ては非常にお金と時間のかかるもので、子供一人を育て上げるには数千万円単位のコストがかかると言われていますので、非正規労働者は子育てへのリスクを懸念し、これが少子高齢化の原因の一つになっています。
労働生産性を上げる
労働生産性とは、1時間当たりの労働で生まれる成果のこと。
「GDP」という単語は一般的ですよね。このGDPは国内総生産のことを指しますが、労働生産性とは、そのGDPを労働者一人当たりに換算したものを指します。
つまり、労働生産性とは、働く人がどのくらいの成果を実際に出していくのか、その生産量や付加価値を測ったものを指します。
当然、労働生産性が上がれば、日本は不況を通り過ぎ、経済活性に繋がるので、政府としてもこのポイントは重要なものなのです。
働き手を増やすことや、少子化を防ぐことはあまりにスケールの大きい問題であり、私たちにはすぐにどうこうできるものではありません。
働き手改革において重要視されている以上3つの旗のうち、個人レベルで改善していけるのが、労働生産性を上げることでしょう。
働き方改革の課題とは
働き手をとにかく増やし、生産性を上げるにあたり、それを弊害する課題がいくつかあります。
そのうち、ビジネスマンにとって一番身近なのが、
の2点でしょう。
まず、昨今のニュースでも頻繁にピックアップされる「長時間労働」について。
日本人にとって、身を粉にして働く姿勢は美徳とされ、仕事に励むあまり過労死をする人もいます。長時間労働が慢性的になっている企業も多く、「ブラック企業」という言葉は身近なものになっていますよね。
海外から見ると、この働き方は非常に特殊で、日本語の「過労死」という単語がそのまま"KAROUSHI"として英語辞書に掲載されるほどです。
続いて、「労働人口不足」について。
団塊世代の引退が相次ぎ、日本では労働人口が年々減ってきています。さらに、少子高齢化や若者の貧困層の増加などにより、未来の労働人口も確保されていない状態。
「今後は、労働人口の減少のために、1人がいくつかの会社に所属する時代が来る」という声も挙がっています。
Web会議は働き方改革の必須ツール
労働生産性を上げるには、インターネットを活用する必要がある
働き方改革をするにあたり、私たちがすぐにでも取り組めることがあります。
それは、今の労働生産性を上げるということ。
幸いインターネットが成熟している現代では、PC一つで仕事をする「ノマドワーカー」も増えており、場所の制限がない働き方が可能になりました。
インターネットを上手く活用すれば、仕事の効率が上がり、労働生産性にプラスの効果が期待できます。
例えば、チャットアプリの登場により、電話で5分かかるやり取りをチャットにて数十秒で済ませられるようになりました。
ここで浮いた時間を、自分のタスクに投入することができます。
他にも、グループチャットや通話アプリを活用することによって、会議や打ち合わせで1つの場所に集まる必要がなくなりますよね。
移動時間に何十分～何時間も奪われることが無くなれば、その時間を本当に必要な営業活動などにあてられるため、労働生産性や利益も変わってきます。
Web会議は、様々なタスクの時短・同時進行を可能にする
グループ通話については軽く触れましたが、労働生産性を上げるにあたり、Web会議は大きく活躍します。
【労働生産性を上げるWeb会議のメリット】
- 場所問わずに会話や議論が出来る
- 動画があるため、情報共有や課題の可視化がスムーズ
- PC上で資料を共有できる
- 情報流出の防止に繋がる
- 資料印刷の手間が省ける
Web会議の最大の利点は、場所の制限がないということ。大人数での会話はもちろん、動画や資料の共有も同時にできるので、一般的な会議のように、一つのPCを回し見したり、プロジェクターを用意したり、資料を紙に出力する必要もありません。
また、資料を出力しないため、大切な情報を無くしたり、情報が洩れてしまうリスクも避けることが出来ます。
働き方改革における、Web会議活用のメリット・デメリット
人手不足が慢性的になっている組織にとっても、テレワークや副業・兼業を目指す個人にとっても、Web会議を活用することは重要なポイントになります。
Web会議を活用した、テレワークや副業・兼業の際のメリットには以下のようなものが挙げられます。
【雇用者側のメリット】
- 移動時間がかからないので、時間コスト削減
- 交通費、コーヒー代などの諸経費が浮く
- メールなどによるタイムラグが無くなる
- 資料共有がスムーズになる、ファイル管理しやすい
【業務委託をする側のメリット】
- 交通費を支払う必要がなく、経費削減
- スケジュール調整がしやすくなる
- 国内外問わず、優秀な人材に委託できる
- すり合わせをマメにでき、認識のズレを最小限にできる
【双方のデメリット(リスク)】
- 安定したネット環境が必要
- 高齢者や、ネットリテラシーが低い場合には使用が難しいことも
- 機材やシステムトラブルなどで会議が中断する可能性がある
- 対面ではないため、ニュアンスを汲みきれない場合もある
- ソフトや機材のスペックによっては、初期費用がかかる
基本的には、経費や移動の手間が削減されますし、データ共有もスムーズになるため、メリットがデメリットを上回るでしょう。
Web会議を活用して、一人ひとりの「働き方改革」をしよう
Web会議を活用するということは、個人にとっても、企業にとっても生産性が上がり、働き方改革として有効な手段になり得ます。
今後、テレワークや副業・兼業は増えていくと言われていますし、インターネットが繋がったことによって、新しい挑戦へのハードルは低くなっているはず。
「副業OK」の空気感が強まっているこの時代。また、場所問わずに働くというライフスタイルが増えている現代では、Web会議は心強いサポート役となってくれるのではないでしょうか。
