Web会議ってなに？

最近よく耳にするWeb会議って一体どんなものなのでしょうか？

IT系企業やベンチャー系企業が使うものという考えはもう古いかもしれません。

一般企業でもWeb会議システムを導入する会社が増えてきています。

今注目されている全く新しい会議のシステムについて、基本のキから解説していきます。興味のある方はぜひ参考にされてください。

Web会議を詳しく解説

Web会議とは、その場にいる人たちではなく、社外や海外など、遠く離れた場所にいる人たちとインターネットを通じて映像や音声でのやり取り、資料の共有などができるシステムです。

皆さんもFace timeやSkypeなどを利用して、テレビ電話をしたことがあるのではないでしょうか？Web会議とは、それの大人数版です。

少し前までは、導入するのに初期費用がかかり、使用できる場所が限定されているイメージがありましたが、現在ではインターネット回線の普及とともに、あらゆる場所で気軽に利用できるようになっています。

ただ顔を見て話せるというわけではなく、資料の共有や動画の配信のような様々な機能を持ち合わせているので総合的に業務の効率化が期待できるシステムです。

手軽に始めることができます

Web会議を始めたいけど、初期費用にどのくらいのお金がかかるのかが気になる、という担当者さんも多いのではないでしょうか。

Web会議に必要な初期費用はズバリ、ほとんど必要ないというのが現状です。インターネットにつながるパソコンやスマートフォン、タブレット端末などがあれば、いつでもどこからでも会議を行うことが可能です。

事前に何かを準備したり、技術的なことも必要ないので誰にでも簡単に始めることができます。

強いて言えば、マイクやヘッドセット、webカメラなどが必要ですが、現在販売されているほとんどのパソコンやスマートフォン、タブレット端末にこのような機能が内蔵されているので、特に何かを新しく買い求める必要もありません。

Web会議のメリットとは？

Web会議のメリットは実に様々です。例えば一般的に会社で会議を行おうとするとどのような準備が必要でしょうか？

会議室の予約・プロジェクターの準備、投影の確認、資料のコピーと配布などが必要です。

もちろん、会議に出席するすべての人のスケジュールを調整した上で、開始する時間にすべての人が一つの場所に揃っている必要があります。これが社内だけの会議であれば問題ありませんが、外回りが多い会社、日本中や海外にも支部のある会社などの場合、なかなか会議を行う機会が設けられないというのが現状なのではないでしょうか？

その点、Web会議ならいつでもどこでも世界中のメンバーで会議を行うことができます。

1.出張経費・交通費の削減

次の会議は名古屋の営業所で行うため、１つの会議のためだけに新幹線に乗って名古屋に集合・・・。

こんなにもったいないことはないのではないでしょうか？

Web会議を導入すれば、瞬時に世界中とつながることができるので、移動経費や交通費、出張経費などがかからずに必要な時間だけを使って会議を行うことが可能です。

2.情報共有の効率化

Web会議を導入することで、その時間に会社に行くことができない人、出張中の人なども会議に参加することができます。

会議室も不要で気軽に開催することができるので社内全体での情報共有の効率化が期待できます。

3.コミュニケーションの活性化

電話やメールだけでは表情が読み取れませんが、Web会議であればまるでそこにいるかのように会議を進めることができ、円滑なコミュニケーションを行うことが可能です。

4.在宅勤務の活性化

毎日決まった時間に出勤するスタイルではなく、在宅勤務を推奨している会社でも大いに役立たせることができます。

とくに、子供をもつ母親世代や、時短勤務で社会復帰を目指している人にとってもWeb会議システムは有効です。

用途に合ったおすすめの
WEB会議システムを見る

テレビ会議とWeb会議の違いとは

こうして見てみると、Web会議はテレビ会議と同じではないかと思われる方も多いかもしれませんが、大きく違うところがいくつかあります。

テレビ会議は会議室に専用のハードを導入して実施しますが、Web会議は一人一人が自席や出張先、自宅などあらゆる場所から、パソコンやスマートフォン、タブレットで参加できます。

資料の共有などが非常にスムーズにできるので、参加者全員が遠隔地にいても一つの資料を確認しながら会話やチャットで業務を進めることができるのです。

会議以外でも使用できる

Web会議という名前ではありますが、その利用先は様々で、例えば新入社員研修や、株主総会、セミナーやテレワークなどにも広く活用することが可能です。

日本では2020年のコロナ禍において、一気にWeb会議の利用者が拡大しました。今後はビジネスに不可欠なツールとなりますので、自社にあったWeb会議システムを選定してください。