Web会議システムの用語集

web会議について理解しよう

web会議とは、文字通りインターネットで遠くにいる人と繋がりながら会議ができるシステムで、わざわざ遠隔地まで足を運ぶ手間や費用を省いて会議をすることができます。

以前では考えられない方法ですが、最近では様々な分野の企業で行われています。

取引先との打ち合わせだけでなく、同じ企業の違う支店や営業所の人たちがわざわざ一堂に会すること無く、同時に意見交換をして交流できるのがweb会議です。

会議のために地方へ移動しなければいけなかった労力を、現在では他の仕事の時間として有効利用できるようになっています。

様々な用途があるweb会議は、料金や価格をよく比較して利用先を決めましょう。また、無料で試せる期間を賢く活用するのがおすすめです。

web会議のメリットは？

では、どのような点をメリットと考えて多くの方が利用するのでしょう。大きな利用メリットとして考えられるのは、移動に使う時間とそのための出張費用の削減です。

もちろん直接現地へ足を運ばないといけない出張も沢山ありますが、中にはweb会議で済ませられるものも多いのは確かです。

特に多くの従業員を抱える企業の場合には、その分出張する従業員が多くなりますので、出張費用だけでも大きな出費となります。

しかしweb会議を導入するようになりますと、今まで掛かっていた出張に関わる経費を大きく削減することができます。企業にとっての経費削減は、経営状態を安定させて円滑にさせる効果が大きくなりますので、浮いた経費分を従業員の給与や賞与にあてることも可能です。

知っておいた方が良いweb会議のデメリット

メリットが多いように感じるweb会議ですが、一方でデメリットもいくつかあるようです。

まずは使い慣れるまでは双方で上手く交流できないないなど、多少のトラブルが生じる可能性があります。

そのため思うように意見交換ができないままweb会議を終わらせることになるかもしれません。

またやはり直接会って話をすることに慣れてしまっている年配の方からしますと、インターネットでの交流に違和感をおぼえるかもしれません。

どちらのデメリットも使い慣れることで解決できるマイナス面ですが、その段階に至るまでには少し時間が掛かる場合があります。

出張へのストレスが回避できる？web会議の効果とは

今まで頻繁に地方の支店や営業所に出張をしていた方にとっては、web会議を導入することで生活が一変すると言っても過言ではありません。

まず電車や飛行機を使って長時間移動するというストレスから解放されます。

また、オンラインで会議ができるweb会議によって、資料を大量に持って地方へでかけることがなくなります。

旅好きな方や乗り物が好きな方は、出張が苦に感じないかもしれませんが、仕事で頻繁に地方へ出掛けるのは大きな負担です。

その出張回数が大幅に減少できるweb会議は、負担となっていた業務へのストレスが減少できることで、作業効率がアップするなどの効果も期待できます。

様々な分野で取り入れることが可能なweb会議は、積極的に検討した方が良い最新のコミュニケーションツールです。

柔軟な働き方ができるようになるweb会議

自社と取引先や本社と地方の営業所など、企業と企業を繋ぐイメージが強いweb会議ですが、従業員の自宅にあるパソコンとつなぐことで、在宅勤務中の社員が会議に参加できるようになります。

最近では子育てや介護を理由に辞職してしまう方も多く、優秀な従業員を会社としては確保しておきたくても、家庭の事情によって決めた場合には引き留めることは難しいでしょう。

しかし、web会議の導入によって、自宅で仕事を進めながら時々出社する在宅勤務の方と交流できるようになり、自宅に子供や介護を必要とする家族がいる場合でも、企業に貢献できる働き方が広がります。

また働く側にとってもメリットが大きく、子育てや介護だけではなく、働く自分を確保できることで新たな居場所を見つけることが可能です。

web会議は働く人のフリーな環境に合わせた使い方ができます。

テレビ会議との違いを知ってweb会議を利用しよう

テレビ電話やテレビ会議などが普及し始めた時には、相手の顔を見ながら話ができるということで、とても画期的なアイテムであるとして多くの利用者が増えました。

テレビ会議とweb会議は一見すると大きな画面を使って遠隔地と交流することで違いが分かりにくいのですが、大きな違いは専用のハードの有無です。

テレビ会議は、専用のハードや、多地点を接続するための「MCU機能」を有したハードの導入が必要なため、導入コストがハードルになりがちです。

しかしweb会議ですと、パソコンやスマートフォン、タブレットなど、日常業務で使用している端末でミーティングが行えるため、初期コストが低減できます。

大画面でやり取りするという共通点がテレビ会議とweb会議にはありますが、その内容は大きく異なります。

web会議に用いられる専門用語集

多くの分野で広く利用されていることが理解できたweb会議ですが、普段の生活ではあまり使用しない専門用語集が存在しています。

web会議に用いられるインターネットには多くの専門用語がありますので、その延長線上に存在するweb会議にも普段使用しない専門用語が多くなります。

しかしweb会議を頻繁に行うようになることで、今まで良く分からなかった専門用語でも、徐々に覚えて自然と意味や内容をしっかり把握できるようになります。

全てを暗記して覚える必要はないweb会議の専門用語集ですが、覚えておくと良い専門用語を3つ紹介しますので、是非今後に活用させてみてはいかがでしょうか。

エコーキャンセラ(AEC)とは

エコーキャンセラとは、web会議中に不要なノイズやエコーが発生しないようにする機器で、中にはマイクの中にエコーキャンセラが内蔵されている商品もあります。

遠隔でのやり取りですが、綺麗な音声で双方の意見を言える環境は大切で、良く聞き取れないことで業務に影響が出るといったトラブルを回避するためには、エコーキャンセラが欠かせません。

トラフィック（Traffic）とは

トラフィックはネットワークの通信量を表す用語で、通信回線やデータ量の密度を表します。

コンピューターの専門知識があるような方でないとあまり馴染みがないトラフィックですが、インターネットを使用して遠隔地と繋がるweb会議をする場合には、通信環境のトラブルなどによって上手く相手と接続できないような状況があるかもしれません。

そのような時にトラフィックという言葉に触れる可能性が十分あります。

ハウリング

ハウリングとはマイクトラブルの一種です。マイクやスピーカーを使用している際に、「キーン」という不快な音が発生する現象をさします。 ハウリングが起こる原因は、スピーカーから出る音をマイクが拾って、その音が違うスピーカーから出てしまうため。それを防止するため、エコーキャンセラーという機能がついているWEB会議システムもあります。

マイクミュート

一時的にこちらの声を聞こえないようにすることができる機能をのことを言います。 自分が話をしない時にはマイクをOFFにしておけば、雑音を防ぐことに繋がります。

ルーム制/ID制

ルーム制とは、ユーザーごとではなく1つのルームに対して、課金されることを指します。どれだけIDを発行しても追加料金が発生しないのがメリットです。

一方ID制とは、ユーザー数分のライセンスを購入する形態です。少人数や小規模のWeb会議を検討しているケースにおすすめです。

パンデミック対策とは

パンデミック対策とは、インフルエンザを始めとした大規模な感染症が流行した場合に、企業が独自で対策を講じるのがパンデミック対策です。

何日も業務をストップさせておくことができない状況の場合でも、web会議の環境が整っていますと、感染症をうつす危険性を回避しながら話し合いを進めることができます。

インフルエンザやSARSなどのパンデミックは、数十年に一度の周期で大規模な流行が起こるとされています。

企業独自に進めるパンデミック対策のあり方によって、その企業の姿勢が問われるといっても良いでしょう。

まとめ

言葉として聞くと初めて聞く印象のものが多いweb会議の専門用語ですが、その内容を理解することで全く知らないことではないことが理解できます。

しかし専門用語集がありますと、いざという時にも何について話題になっているのか瞬時に理解できます。利用する機会がある方は、今後に活用することをおすすめします。