会議の効率を高めるエコなペーパーレス会議
web会議を導入する企業や団体が増えている中で、より効率的な会議を目指したペーパーレス会議も見逃せません。ここでは、web会議と相性のよいペーパーレス会議についてお話していきます。
ペーパーレス会議の概要とメリット
ペーパーレス会議とはどのような会議なのか？まずは、概要とメリットから説明します。
資料を画面で見る会議
ペーパーレス会議とは、従来の紙に印刷した資料を見ながら進めていた会議と異なり、出席者が手元のタブレットやパソコンで必要なデータを確認しながら行う会議です。つまり、ペーパーレス会議では紙媒体の資料が不要になります。
ペーパーレスがメリットになる理由には、主に以下のようなものがあります。
情報化社会におけるセキュリティ問題に備える
重要度はいろいろだとしても、会議の資料は部外に持ち出せないものが多いものです。しかし、紙の資料は同じものが人数分以上に用意されることが多く、紛失のリスクも高くなります。
各資料にナンバリングして管理する手法もありますが、流出する可能性を持つものが多く存在する事実は変えられません。処分するにしても、シュレッダーでは不安が残ることから、溶解処分を回収業者などに依頼するなど、ここでもコストアップする要因があります。
ペーパーレス会議では、各自のパソコンやタブレットで必要な資料やデータを共有しているため、セキュリティレベルはかなり上だといえます。
コスト削減の必要性が叫ばれる現在において、会議のたびに消費するコピー用紙の代金も馬鹿になりません。かつて、廃紙の有効活用として一度利用したコピー用紙の裏面を使うことが流行りました。しかし、まったく関係のない事柄が裏面に載っていることから、使える場面が限られていたことも事実です。 ペーパーレス会議を導入してしまえば、そもそも裏面を活用する必要すらありません。
会議資料をコピーすると、かかるのは用紙代だけではありません。コピーのトナー代もかかりますし、メンテナンス契約の内容によってカウンター料金などのコストもかかります。また、あまり大量に使っていると、コピー機自体の寿命が短くなる可能性があることも問題です。
紙を消費しないことやコピー機、プリンターを使わないことは、イコール地球環境にプラスになることです。紙パルプや電力の消費量を抑えられるからです。電力の元は一次エネルギーである石油や石炭、LNG液化天然ガスなどであり、省エネを推進する社会においてペーパーレス会議の意義は大きいといえるでしょう。
業務そのものの効率化が進む
消耗品や固定資産、備品の経費だけでなく、業務そのものの効率化にも有効なのがペーパーレス会議です。
紙の資料を配っている会議では、開始時間に間に合うように、大量の資料を揃える要員が必要になることもあります。資料準備に追われる時間を、より意義のある仕事に費やすことが可能です。
しかも、資料の準備ができるまで会議の開始を遅らせなくてはならないという事態も防げるため、仕事の効率がよくなります。
多くの紙の資料を参照していると、ページをめくったり、該当するものを探したりすることに気をとられ、肝心の会議の内容がおろそかになりかねません。また、誰かが資料を床に落としたり、ページの抜けがあったりすると、ちょっとしたトラブル発生といった感じにもなり得ます。
物理的な紙の資料を置かないペーパーレス会議なら、こういった問題も起こらないでしょう。
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web会議と相性のよいペーパーレス会議のメリット
web会議と比較してペーパーレス会議がどうなのか？という考え方は適当ではありません。両者の相性はよいといえます。ここでは、web会議とペーパーレス会議、2つのシステムを使うメリットを紹介します。
パソコンなどの情報機器をフル活用する会議
Web会議もペーパーレス会議も、パソコンなどの情報機器をフル活用する会議という点が共通しています。
時間を割いて一堂に会する手間を省くweb会議は、遠隔地の出席者の様子をカメラと画面経由で見ることができます。同じように、ペーパーレス会議では、端末で必要な情報を共有できます。
出席者間のやりとりや全体の雰囲気の確認はweb会議システムで、必要なデータはペーパーレス会議システムで。この2つのシステムを一緒に使うとメリットも効果も倍増する可能性があります。
導入コストを抑えることも可能
新しいシステムの導入には、それなりの費用がかかります。ただ、web会議の料金・価格には無料のものもあり、導入コストを抑えることも可能です。数あるプランの中から、費用対効果を考えて、自社にあったプランを選ぶことが重要です。注意すべきは、単体のweb会議と単体のペーパーレス会議をばらばらに導入するケースです。
web会議とペーパーレス会議は、どちらも使用するインフラや環境において共通するものが多くあります。web会議システムにデジタル資料を使えば、ペーパーレス会議を兼ねることも可能です。というよりも、本来のweb会議システムは、まさしく資料などを共有することであり、ペーパーレス会議との違いは、遠隔地を結ぶことだともいえます。ところが、遠隔地を結ぶペーパーレス会議システムも存在します。重要なのは、呼び方よりも内容ということでしょう。
どのような形で効率化を促進するか。それに応えてくれるのが、web会議でありペーパーレス会議だといえそうです。
