参加人数の上限について

web会議への参加人数は上限を変更できるタイプもあります。

参加できる人数の上限は変動できる

web会議を導入するにあたり、プランを比較検討する上で確認すべきなのが参加人数の上限です。最近では、インターネット環境の発達とグローバリゼーションによってweb会議のシステムを導入する企業が増えてきました。

web会議には資料を事前に印刷する必要がない、遠方の支店などと余計な時間や交通費をかけずに会議ができる、資料を遠方の会議の参加者と同時に見ることができるなどの利点があります。基本的にweb会議の参加人数に上限はありません。これには複数の理由があります。

まず、web上でミーティングルームをつなぐので、物理的に広さの制約がありません。したがって、webを介して会話のできる状態をつなぐことで、理論上はどれだけでもたくさんの人を会議に参加させることができます。

次に、webで意見を共有できるため、個々人の発言を待つ必要がありません。これは、例えば一定の時間内で会議を終わらせなければならない場合では、参加人数が多くとも発言を一人一人にさせていては時間が足りなくなってしまいます。そこでwebで出席者のそれぞれが意見を同時にだすことができれば、こうした時間の制約があっても、形だけではなく実質的にweb会議の出席者全員が参加していることになります。

このような意味でも、web会議には人数の上限が無いと言ってしまっても過言ではないのです。ですが、実際の運営に伴ってはビデオスクリーン数やデータのやり取りなどの関係で参加可能人数は制限があると思っておいた方が良いでしょう。

契約プランのサービス内容をよく確認し、必要な人数が参加できるよう適切なデータ容量の用意されたサービスを選択するようにしてください。つまり、言い換えると契約するプランや追加サービスを活用すると、データ面での上限も変動可能なのです。

1人でWeb会議に参加する場合

Web会議にはいわゆる固定された上限人数がなく、大人数での参加も可能です。そして、Web会議に参加する人の中には1人で参加する人、複数人で参加する人、そして出張時などに外出先から参加する人がいます。そして、それぞれの場合において適した機材や注意点は異なります。

Web会議が開かれた場合、多くの人はオフィスの自席などから1人で参加するのではないかと思います。まずは、1人でWeb会議に参加する場合に必要な機材、および注意点をみていきましょう。

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必要な機材

パソコンのほかに、Webカメラとヘッドセットが必要になります。オフィス内であればインターネット回線について心配する必要はありませんが、万が一のときはスマートフォンのテザリングなどを利用することもできます。

注意点

1人で参加するときにも、周囲の雑音は多少あるものと思います。

極力Web会議に影響を及ぼさないようにするために、マイクとスピーカーが一体になっているタイプのヘッドセットを利用しましょう。このタイプのヘッドセットを使うと音漏れしにくいため、周りの人に迷惑をかけないというメリットもあります。

複数人でWeb会議に参加する場合

いつでもどこからでも参加できるのがWeb会議の利点といえますが、参加者の一部は会社のミーティングルームに集まれるという場合もあります。

このようなときは、個々で機材を用意してWeb会議に参加するよりも全員で一緒に参加するほうが手間がかからず便利です。

必要な機材

1人参加のときと同じ機材を用いることも可能ですが、ヘッドセットではなくマイクやスピーカーを用いたほうが便利です。

また、Webカメラは広角レンズをもつものがよいでしょう。複数人で参加しても、全員をしっかりと画面に映すことができます。

パソコンは常用しているものを全員で見る形でも構いませんが、大きなディスプレイがあるとより快適にWeb会議に参加できるでしょう。

注意点

マイクやスピーカーを用いる場合は、周囲の音をシャットアウトすることができません。できるだけ静かなミーディングルームを貸し切ってWeb会議に参加するようにしましょう。

外出先からWeb会議に参加する場合

出張中や移動中、あるいは現場での作業中にWeb会議に参加することも可能です。しかし、外出先からWeb会議に参加するのはオフィスから参加するのとは多くの面で異なります。

スムーズに会議を進めるためには、外出先から参加するときの注意点等に留意しておくことが大切です。

必要な機材

まずは、インターネット環境を確保する必要があります。外出先のWifi環境が整っているかを調べ、もしインターネット環境が望ましくないようであればスマートフォンのテザリングなどを使用しましょう。

また、外出先ではパソコンを利用するのが難しい場合もあると思います。そのような場合は、スマートフォンやタブレットからWeb会議に参加するとよいでしょう。

注意点

一番気を付けなければいけないのは、やはり雑音です。Web会議では人の話し声が妨げになるのはもちろんのこと、電車内のガタン、ゴトンという音やヒューヒューという風の音も意外と気になるものです。

可能であれば、騒音のない静かな場所に移動するようにしてください。周囲の雑音を防ぐのが難しい場合は、発言時以外はマイクをOFFにするとよいでしょう。

また、外出時にはインターネット環境が安定しないことがあります。外出先からWeb会議に参加する人が多い場合は、通信速度に合わせて帯域幅を調整できるタイプのWeb会議システムを選ぶとよいでしょう。通信に問題がなければ、Web会議をスムーズに進めることができますよ。

参加人数が多いときに気を付けるべきこと

参加人数の上限を変動できるのはWeb会議の大きなメリットですが、だからこそ気を付けるべきこともあります。Web会議をするときには以下の点に注意して、有効にWeb会議を利用するようにしてください。

セキュリティを確保する

会議の内容が重要であればあるほど、セキュリティの確保が大切になります。1か所に集まることなく話ができるWeb会議ですが、だからこそ情報漏洩の危険が高まります。また、大事な資料を間違ってクライアントに送ってしまうこともないとはいえません。場合によっては会社にとって大きな損害となるので、十分に注意しましょう。

発言の対象者をはっきりさせる

大人数でWeb会議を行う場合、発言の対象者が誰なのかがわかりにくくなります。会議室で顔を突き合わせての会議とは違い視線を送ったりすることができないので、発言をするときには誰を対象にした発言なのかをはっきりさせるように意識してください。

発言のタイミングを明確にする

どのタイミングで発言するべきなのかがわからないというのは、空気を読むという習慣がある日本人ならではの悩みかもしれません。Web会議では場の空気を共有することができないので、Web会議の司会者が「〇〇さん、何か意見はありますか」など、名指しで発言を促すと会議がスムーズに進行しやすくなります。