Web会議システム導入がテレワーク成功のカギ

オフィスに通勤しない、新しい働き方を実践しているテレワークでは、Web会議システムは必要不可欠。
テレワークを導入している多くの企業がWeb会議システムを活用していますが、まだ導入していないテレワーク事業者もあるようです。
ここでは、そういったテレワーク事業を行なっている企業に向けて、テレワークでWeb会議システムを利用するメリットや、テレワークでどのような形でWeb会議システムが活用されているか、その導入事例などについて解説しています。

テレワークとは？

テレワークは、働く者それぞれが離れた場所で仕事をしている、場所や時間にとらわれず柔軟に働ける働き方のことをいいます。
在宅勤務の人もいれば、コワーキングスペースで仕事をしている人もいて、その上でオフィスにて働く人もいるというように、それぞれが離れた場所で仕事をする働き方です。
フリーランスなどと違う点は、テレワークで働いている人たちは組織で働いているという点。
同じ会社の仲間としてそれぞれの場所で仕事をしています。

Web会議システムでテレワークがスムーズに

社員と円滑にコミュニケーションが取れる

それぞれが離れた場所で働くテレワークですが、Web会議システムを活用すればすぐに社員と円滑なコミュニケーションを取ることができます。
もちろん電話やチャットなどで業務のやり取りをすることは可能ですが、1人対1人のやり取りになってしまいますし、顔を見てコミュニケーションを取ることができないため、同じ組織で働く間柄としては孤独感を感じてしまうことも。
Web会議システムを利用すれば、チーム全員の顔を見ながらコミュニケーションが取れるので、スムーズに会議を進められる上に、1人で働いている孤独感も薄まります。
それぞれのスタッフの顔を見てコミュニケーションを取ることは、チームで仕事を進める上でとても大切なことです。

家にいながら会議や研修に参加できる

当然ながら、Web会議システムを利用すれば遠方のスタッフも会議に参加できます。
それは自宅であっても同じことで、テレワークで在宅勤務をしている人も、家にいながら会議に参加できるため、とても便利です。
また会議だけでなく、研修もWeb会議システムを通して行なうことができます。
ミーティングなどは電話やチャットなどで行なうけれど、研修は自社に行って受けなければならないという企業も多いですが、地方に住んでいるテレワーカーは時間や交通費の負担が大きいです。
自宅にいながら研修に参加することができれば、交通費もかかりませんし、通勤時間を作業時間に充てることができるので、コスト削減にもつながります。

同じ時間を共有できるから疎外感を感じない

テレワークは自宅にいながら仕事ができるので、さまざまな事情を持つ人にとって、とてもありがたい働き方です。
体が不自由で通勤できない人、子どもが小さい主婦の方で、スキルはあるのに保育園が見つからず仕事をすることができないなど、自宅で仕事ができれば助かるという人はたくさんいます。
こうしたメリットが大きいテレワークですが、孤独感が強いという点はデメリットでもあります。
会社員は通勤するというリスクはあるものの、職場で多くの人とコミュニケーションが取れますし、会社帰りに同僚と食事に行くということも気軽にできます。
しかしテレワーカーは基本的に1人で仕事をするので、実はとても孤独なのです。
Web会議システムを通してスタッフの顔を見ながら仕事ができれば、同じ環境のテレワーカーとコミュニケーションが取れ、疎外感を感じることなく前向きに仕事に取り組めます。

有事の際にもロスなく業務を進められる

地震や台風といった自然災害や、インフルエンザやコロナウィルスといったパンデミックなどの非常事態に陥って出社が難しい状況下になった際、テレワークの設備が整っていれば被害を最小限に抑えることができ、社員の身を守ることにもつながります。

災害やパンデミックは、いつどこで起こるかわかりません。有事に備えてテレワークの体制を整えておくに越したことはないでしょう。

テレワークでWeb会議システムを活用している事例

コミュニケーション問題を解決して働き方改革を加速

これまで一般的なオフィス運営を行ってきたA社は、産休後復帰した社員の強い希望があり、テレワークを導入することを検討。
しかし会議や業務に必要なやり取りなど、コミュニケーション問題の悩みを抱えていました。
そこでWeb会議システムを導入したことにより、すぐに社員同士の引き継ぎや質疑応答などが行えるようになったため、一気にテレワーク事業を拡大方向に向けて動いています。
時短で働いていても、子どもが熱を出すなどのトラブルから仕事を休みがちな社員も、自宅でスタッフに迷惑をかけることなく仕事ができるのでストレスが軽減されたそうです。

顔が見られるようになったことでスタッフのストレスが激減

テレワーク事業を運営しているB社は、これまで複数人でのスタッフミーティングには自社開発したチャットシステムを使用していました。
当然ながらチャットなので顔は見えませんし、レスポンスのタイミングがずれると話がなかなか進まないことも。
音声チャットでも同じ使用感だと感じ、Web会議システムを導入したところ、顔を見ながらコミュニケーションが取れるようになると、一気に会議がスムーズに行なえるようになったそうです。

テレワークのメリットデメリット

テレワークの導入は、世の中の働き方の常識を大きく変えました。変化が起きる場合はメリットとデメリットの両方がありますが、それらを正しく把握することによって、メリットの推進、デメリットの改善などもしやすくなっていきます。働く側、働いてもらう側の双方にとって影響が大きいテレワークについて、メリット、デメリットの2つのの視点からチェックしていきます。

テレワーク導入のメリット

テレワークはインターネットを活用することによって、時間や場所の制約がなく、どこでも働ける仕事のスタイルとなります。まずは企業側、社員側のメリットについて見てみましょう。

企業側のメリット

離職率低下へつなげやすい

テレワークは、どちらかといえば働く従業員側にメリットの大きい制度です。厳しい監視の目がなくなり、比較的自由に振る舞える自宅で仕事ができるようになるというのは、心理的なストレスの軽減だけでなく、通勤時間がなくなることでより睡眠や余暇の時間が確保できる、子育て中の家庭であれば子どもと接する時間を増やせるなど、いいことずくめです。

このような環境を整えることは従業員の働きやすさにつながります。仕事がやりやすい職場というのは従業員にとってもありがたいものなので、会社を辞めようと考える人も少なくなることが期待できます。また、これまでは育児や介護、転勤などを理由に仕事を辞めざるを得ないケースがありました。が、テレワークによってこれらの障壁を取り除くことで、離職率が低下し、長く働いてもらえることにつながります。

近年では高齢化社会の進行に伴い、生産年齢人口の減少による労働者不足が大きな社会問題に。新人を雇うにしても、採用にかかる費用や教育にかかる人的、時間的コストというのもばかになりません。優秀な人材を確保することは各企業にとって重要な課題となっており、離職はある意味で、会社の財産の流出とも言えるのです。テレワークで働きやすい環境を整備することは、優秀な人材により長く働いてもらうために、大切なことだと言えるでしょう。

企業イメージの向上

テレワークを積極導入しているということは、従業員の柔軟な働き方を支援しているということで、対外的にも良いイメージを与えることができます。企業のブランドイメージを高める効果があり、取引先や株主、第三者に対してもよい影響を与えることが可能です。また、そうした働き方を促進していることで、より有能な人材が好条件を求めて求人に応募してくる、ということも考えられます。

従業員側のメリット

子育てや介護などをしながら働ける

子育て中や介護をしている方にとっては、自分が目を離している時間というのは気が気でなく、仕事の能率はどうしても下がってしまうでしょう。しかし、テレワークであれば自宅にいながらにして仕事をできるので、仕事の合間に子どもの世話や介護などをすることも、出勤して働く場合よりは容易です。企業がそうした行動に寛容になることで、より働きやすい環境が生まれることになり、子育てや介護を理由に仕事を辞める必要もなくなります。

自由に使える時間が増える

出退勤というのは、意外に時間や労力が取られるものです。片道1時間の通勤時間がかかるのであれば、往復で2時間、つまり1日の1/12を通勤だけに時間をとられてしまっているのです。テレワークによって自宅で仕事ができるようになれば、この2時間をまるごと削減でき、社員としてはより自由に使える時間が増えるのです。その時間で家事を行う、睡眠時間を取る、リフレッシュを行うなど生活を充実させれば、心身共により健康な状態で働き続けることができるようになるでしょう。

テレワーク導入のデメリット

とはいえ、テレワークにはデメリットもあります。メリットばかりに目を向けて導入した結果、かえって状態が悪くなってしまうということのないよう、デメリットについては事前に認識した上で、適した対応を行っていくべきです。

企業側のデメリット

勤務実態の把握が難しい

テレワークによって自宅での勤務が一般的となると、従業員を管理する企業側の目が行き届きにくくなります。自宅で仕事をせずに他のことをしていても、分からないでしょう。そのため、従来の勤務形態や給与形態では、テレワーク下での仕事のやり方とマッチしてこなくなることも考えられます。従業員の勤務形態を管理するのであれば、チャットツールなどで在席・離席状態をチェックしておくなどの方法が考えられます。Web会議システムなどを使用し、定期的にコミュニケーションをとることも有効でしょう。ただ、あまりそこで締め付けを厳しくすると、従業員のテレワークに対するメリットが減り、ストレスがたまってしまうことにもなりかねません。

セキュリティリスク

テレワークにおいては、従業員は各個人が外部に会社の情報を持ち出して仕事をすることになります。その中で、従業員のヒューマンエラー、あるいは外部からの攻撃などによって、会社の機密が外部へと漏れてしまうことも考えられます。そのような事態が起きれば、会社は賠償や対策などで巨額の費用をかけることになるだけでなく、外部からの信用も大きく低下します。こうした事態を防ぐためには、社員のセキュリティー教育を徹底し、意識を変えていく必要があります。

従業員側のデメリット

残業や深夜勤務が増えやすくなる

テレワークは場所や時間に囚われない、「いつでも、どこでも」仕事ができる仕事のやり方です。そのため、人によっては仕事とプライベートの区別がつかなくなり、つい夜中まで仕事をしてしまうなど、残業や深夜帯で仕事をする時間が増えてしまうことが考えられます。こうしたことはオーバーワークや体調不良などでつながりかねないので、従業員としては仕事のプライベートをしっかりと分け、自身でスケジュールを管理していく必要があります。

成果主義が進む

テレワークの環境下では、企業側が仕事をしている時間を把握できないため、より成果が求められることが考えられます。成果が出せる人であればそれも望むところでしょうが、会社での勤務態度などは全く考慮されなくなるため、人によっては会社からの評価が著しく下がってしまうこともあるでしょう。また、成果が出なければ会社からの締め付けがきつくなることも考えられるので、より仕事に対してシビアに考えていかなくてはならなくなります。

社員間のコミュニケーションがとりにくくなる

テレワークでは従業員が各個人がそれぞれの場所で仕事をすることになるため、顔をつきあわせて話をする、という機会が必然的に減ってきます。コミュニケーションが取りにくくなることで、同じオフィスで働いていたときにはこまめにとれた連絡がとれなくなり、仕事に支障をきたす、ということも出てくるでしょう。

こうした事態を防ぐために有効なのが、普及が進んできたWeb会議システムです。複数人が同じ画面を共有し、顔を見ながら話ができるようなものが増えてきているので、Web会議システムを使って顔をつきあわせた会議をしていくのは複数人で同じテーマを共有するようなときには有効です。また、ちょっとした連絡ならチャットツールも有効です。これらのツールはテレワーク導入の際にはほぼ間違いなく必要となるものですので、自社に適したツールを選び、一緒に導入していくことをおすすめします。

テレワークの課題と対策

新型コロナウイルス感染症の流行などにより、昨今では政府主導、さらには民間でも積極的にテレワークの導入が図られています。出社せずに在宅で働く人が多くなったことで電車の混雑などは大幅に緩和されましたし、通勤にかかる時間がなくなったことで、よりストレスなく働ける方も増えています。子育て期間中の家庭であれば、子どもと接する時間が増えて喜んでいる、ということもあるでしょう。また、企業の側としても従業員の労働環境の充実だけでなく、交通費補助などの支出が抑えられる、というメリットがあるとも言えます。

テレワークの導入によって、世の中の働き方が大きく変わってきました。ただ、従来の働き方をテレワークに置き換えるというだけでは、さまざまな課題も生じてきます。総務省がまとめた「令和元年版 情報通信白書」では、テレワークを導入、実施していく中での課題は大きく分けて7つあるとされています。これらはそれぞれに対応方法が変わってきますので、業務内容や業務改善など、個別のケースごとに対応を検討していくことが大事になります。テレワークを導入しようとしている企業の方、あるいはテレワーク導入によって何らかの支障を感じているという方は、ぜひこちらを参考にして、対応策を考えていってみてください。

1.テレワーク導入に適した仕事がない

テレワークを導入しようとする企業が直面する問題の一つに、現状のフローではテレワークに適した仕事がない、ということが挙げられます。

その場合は、現状の仕事のやり方を見直し、テレワークに適した形に整えなおしていくことをおすすめします。長年慣れ親しんだ仕事のやり方というのは各個人に定着しており、変えようという発想自体がないかもしれません。しかし改めて見直しをしていくと、よりよく改善していけるポイントは意外と出てくるものです。そうしたことをテレワーク導入を機に進めていくことで、テレワーク化はもちろん、全体的な業務効率アップにもつながるかもしれません。

2.社内コミュニケーションの不安

同じ空間で集まって働く従来の仕事の進め方においては、従業員の間でのちょっとしたコミュニケーションが意外に仕事へ生かされているものです。しかしテレワークを導入し、各個人が自宅で仕事をするようになると、そうしたコミュニケーションの機会が途絶え、業務において支障が出てくることも十分考えられます。

そうしたケースにおいては、チャットツールなどを使ってこまめなコミュニケーションを取ることを推奨すると共に、ワークフロー自体も見直し、報告、連絡などの漏れがないように意識づけを行っていくことが大事となるでしょう。またテレワークの普及に伴い、Web会議システムなどもビジネスシーンで多く活用されるようになっています。そうしたものを使ったミーティングなどを行うことも、複数人でやりとりをかわすには非常に有効となります。ただ、リアルの会議でもそうですが、「会議のための会議」というのはいたずらに時間を浪費するだけでなく、従業員のストレスや業務効率の低下にもつながりかねません。あくまでも仕事上必要なものだけに限定し、実施していくようにしましょう。

3.外部対応の支障

テレワークによって自宅で勤務している際に対応を考えなければならないのが、顧客や外注先などとのやりとりです。来客対応が必要な場合は、テレワークでの対応は不可能と言えるかもしれません。

とは言え、テレワークが普及している現状においては、取引先などとのやりとりについても、オンラインで対応できるようになるケースもあるでしょう。相手にも移動の労力をかけさせずに済むなら、お互いにとってメリットがあると言えます。打ち合わせなどでWeb会議システムを導入することで、より円滑かつ迅速なやりとりもできるようになるかもしれません。もちろん相手あってのことですが、お互いの仕事をより効率的に進めていくために、新しい提案をしてみるのも一つの手です。

4.導入率の差異がある

テレワークは、東京都内など通勤者の多いエリアでは比較的前向きに導入が進められていますが、一方で地方ではまだまだ導入が進んでいない、ということがあります。都市部に比べ、導入のニーズがあまり感じられていないことが原因と言えるかもしれません。

しかし、テレワーク最大のメリットは、インターネットがつながっていればどこでも仕事ができる、という点です。つまり、都心部であっても地方であっても、テレワークを利用するときには同じように仕事ができる、ということなのです。働く場所を問わない分、地方のほうがテレワークのメリットをより享受できる、ということが言えるでしょう。また、そうしたテレワークのメリットを全面的に押し出すことにより、場合によっては地方にいる優秀な人材の確保につながることもあります。イメージアップにもなるので、積極的にアピールし、導入を実践していくことをおすすめします。

5.情報漏えいリスク

テレワークで懸念される問題点の一つに、情報漏えいがあります。会社の情報を外部に持ち出して業務を行っていくわけですから、いつ、どんなことが理由となって機密情報が外部に漏れるかは分かりません。

情報漏えいに関しては、会社としては使用するPCなどに制限をかけ、セキュリティーを強固にするなどの対策方法が考えられます。たとえば使用するPCなどの機材は会社支給のものに限定し、ウイルス対策などをしっかりとする、不要なサイトにアクセスできないようにする、型番を管理して誰がどの端末を使用しているかをしっかりと把握、管理する、などの方法があります。

また従業員個々人の意識改革も必要です。機密情報を扱っているという意識をしっかり持ってもらい、そのことを踏まえた適切な対応をするよう、しっかりと教育をしていくことが大事になるでしょう。

6.労務管理をどうするか

テレワークを導入すると、従業員は自分の家で仕事をしていくことになります。オフィスでの勤務と違って上司や周りの目がないため、中には業務時間中にサボって他のことをする、という人もいるでしょう。そうした勤怠管理の難しさというのは、特に管理者サイドにとっては課題となります。

こうした問題を解決するのであれば、就業規則をテレワークに即した内容に変更していく、などの方法が考えられます。日報提出を始めとする業務報告の徹底、就業開始、退勤時の報告などを義務づけるといったことで、従業員の管理はある程度できるようになるでしょう。

ただし、人によってはそうしたことに煩わしさを感じるということもあるかもしれません。それであればいっそのこと、勤務時間ではなく業務内容、つまり実際に仕事で挙げた成果を報酬に直結させるように勤務形態そのものを変える、というのも一つの手です。働く側としては、成果さえ出していれば自由が利くようになるというメリットがありますが、その分成果に対する厳しいコミットが求められることになるので、その際は業務内容や従業員の質を見定める必要があります。

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7.人事評価が難しくなる

労務管理が難しくなるということは、人事評価が難しくなることにもつながります。従来であれば、真面目である、仕事に熱心などの評価軸を用いる会社があったかもしれませんが、テレワークではそうした点は評価しにくくなり、数字などの目に見える成果が評価に占める比重が非常に大きくなります。

テレワーク導入の際は、こうした評価軸を見直すと共に従業員に通達をしていくことで、従業員の考え方を改めていく必要があるでしょう。ある意味で、これまで過剰評価だった人材、あるいは過小評価されていた人材を洗い出すことにもつながりそうです。