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Web会議システム導入がテレワーク成功のカギ

オフィスに通勤しない、新しい働き方を実践しているテレワークでは、Web会議システムは必要不可欠。
テレワークを導入している多くの企業がWeb会議システムを活用していますが、まだ導入していないテレワーク事業者もあるようです。
ここでは、そういったテレワーク事業を行なっている企業に向けて、テレワークでWeb会議システムを利用するメリットや、テレワークでどのような形でWeb会議システムが活用されているか、その導入事例などについて解説しています。

テレワークとは?

テレワークは、働く者それぞれが離れた場所で仕事をしている、場所や時間にとらわれず柔軟に働ける働き方のことをいいます。
在宅勤務の人もいれば、コワーキングスペースで仕事をしている人もいて、その上でオフィスにて働く人もいるというように、それぞれが離れた場所で仕事をする働き方です。
フリーランスなどと違う点は、テレワークで働いている人たちは組織で働いているという点。
同じ会社の仲間としてそれぞれの場所で仕事をしています。

Web会議システムでテレワークがスムーズに

社員と円滑にコミュニケーションが取れる

それぞれが離れた場所で働くテレワークですが、Web会議システムを活用すればすぐに社員と円滑なコミュニケーションを取ることができます。
もちろん電話やチャットなどで業務のやり取りをすることは可能ですが、1人対1人のやり取りになってしまいますし、顔を見てコミュニケーションを取ることができないため、同じ組織で働く間柄としては孤独感を感じてしまうことも。
Web会議システムを利用すれば、チーム全員の顔を見ながらコミュニケーションが取れるので、スムーズに会議を進められる上に、1人で働いている孤独感も薄まります。
それぞれのスタッフの顔を見てコミュニケーションを取ることは、チームで仕事を進める上でとても大切なことです。

家にいながら会議や研修に参加できる

当然ながら、Web会議システムを利用すれば遠方のスタッフも会議に参加できます。
それは自宅であっても同じことで、テレワークで在宅勤務をしている人も、家にいながら会議に参加できるため、とても便利です。
また会議だけでなく、研修もWeb会議システムを通して行なうことができます。
ミーティングなどは電話やチャットなどで行なうけれど、研修は自社に行って受けなければならないという企業も多いですが、地方に住んでいるテレワーカーは時間や交通費の負担が大きいです。
自宅にいながら研修に参加することができれば、交通費もかかりませんし、通勤時間を作業時間に充てることができるので、コスト削減にもつながります。

同じ時間を共有できるから疎外感を感じない

テレワークは自宅にいながら仕事ができるので、さまざまな事情を持つ人にとって、とてもありがたい働き方です。
体が不自由で通勤できない人、子どもが小さい主婦の方で、スキルはあるのに保育園が見つからず仕事をすることができないなど、自宅で仕事ができれば助かるという人はたくさんいます。
こうしたメリットが大きいテレワークですが、孤独感が強いという点はデメリットでもあります。
会社員は通勤するというリスクはあるものの、職場で多くの人とコミュニケーションが取れますし、会社帰りに同僚と食事に行くということも気軽にできます。
しかしテレワーカーは基本的に1人で仕事をするので、実はとても孤独なのです。
Web会議システムを通してスタッフの顔を見ながら仕事ができれば、同じ環境のテレワーカーとコミュニケーションが取れ、疎外感を感じることなく前向きに仕事に取り組めます。

有事の際にもロスなく業務を進められる

地震や台風といった自然災害や、インフルエンザやコロナウィルスといったパンデミックなどの非常事態に陥って出社が難しい状況下になった際、テレワークの設備が整っていれば被害を最小限に抑えることができ、社員の身を守ることにもつながります。

災害やパンデミックは、いつどこで起こるかわかりません。有事に備えてテレワークの体制を整えておくに越したことはないでしょう。

テレワークでWeb会議システムを活用している事例

コミュニケーション問題を解決して働き方改革を加速

これまで一般的なオフィス運営を行ってきたA社は、産休後復帰した社員の強い希望があり、テレワークを導入することを検討。
しかし会議や業務に必要なやり取りなど、コミュニケーション問題の悩みを抱えていました。
そこでWeb会議システムを導入したことにより、すぐに社員同士の引き継ぎや質疑応答などが行えるようになったため、一気にテレワーク事業を拡大方向に向けて動いています。
時短で働いていても、子どもが熱を出すなどのトラブルから仕事を休みがちな社員も、自宅でスタッフに迷惑をかけることなく仕事ができるのでストレスが軽減されたそうです。

顔が見られるようになったことでスタッフのストレスが激減

テレワーク事業を運営しているB社は、これまで複数人でのスタッフミーティングには自社開発したチャットシステムを使用していました。
当然ながらチャットなので顔は見えませんし、レスポンスのタイミングがずれると話がなかなか進まないことも。
音声チャットでも同じ使用感だと感じ、Web会議システムを導入したところ、顔を見ながらコミュニケーションが取れるようになると、一気に会議がスムーズに行なえるようになったそうです。

社内会議用

おすすめWEB会議システム3
V-CUBE
ミーティング
ブイキューブ
Cisco Webex WebEx
ZOOM ZOOM
月額費用 お問い合わせください~2,980~2,700円
アプリケーション共有ファイルをリアルタイムに全参加者と共有
○ ○ ○
デスクトップ共有デスクトップ画面全体を共有可能
○ ○ ○
録画やり取りを録音・録画して保存可能
○ - -
ファイルの保存・転送会議中に使った資料や、メールでは大きすぎて送れない資料の共有
○ ○ -
ホワイトボード文字や図の記入、画像の読み込みなどが可能
○ ○ ○
外国語翻訳会話をリアルタイムに翻訳して会話内容と翻訳内容をテキスト表示
○ - -
アンケート機能質問やアンケートを実施することが可能
○ ○ -
IPアドレス制限許可のない人の参加を防止できる機能
○ - -
チャット機能文字によるメッセージの共有が可能
○ ○ ○
100拠点以上対応同時に接続できる拠点数が100を超える
○ ○ ○
オンプレミスでの提供自社で情報のシステムを保有し、自前の設備で運用する方式
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公式サイト

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2018年度のシェアランキングTOP3を比較。参照元:シード・プランニング(https://www.seedplanning.co.jp/press/2019/2019032001.html)

※Cisco Webexは3プランあり(1,480円、1,980円、2,980円。税表記なし)。ZOOMは3プラン(無料、2,000円、2,700円)で、無料版では機能が制限されています。

無料版あり

おすすめWEB会議システム3
Google Meet Google
Skype マイクロソフト
chatwork live Chatwork
参加者アカウント不要アカウント登録なしでスタートできます
○ - -
1対1ミーティング
時間に縛られずに会議を行なうことができます
- ○ -
画面共有 自分のパソコンの画面を相手に表示させる機能
○ ○ ○
セキュリティ第三者によるデータの盗聴やなりすまし、改ざんなどを防ぎます
2段階認証プロセス E2E暗号化 SSL/TLS
人数一度の会議に参加できる人数
最大250名 最大50名 最大14名

公式サイト

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無料期間が無制限かつ、セキュリティ面について公式HPで明示されている製品を比較

商談用

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V-CUBE
セールスプラス
ブイキューブ
ベルフェイス ベルフェイス
B-room Bloom Act
資料共有 エクセルやPDFなどの資料の共有
○ ○ ○
チャット機能文字によるメッセージの共有が可能
○ - ○
トークスクリプト 話したい内容を事前に準備でき、自分だけが見ることができます
- ○ ○
同時接続3名の場合
の月額料金 同時接続できる人数
44,400円(税別)45,000円(税別)35,000円(税記載なし)
相手の対応 WEB会議をする際に相手側に行ってもらうこと
URL入力電話URLorワンタイムパスワード

公式サイト

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月額費用が公式HPに明示されている3製品を比較

設計・製造用

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V-CUBE
コラボレーション
ブイキューブ
Fresh Voice エイネット
Cisco Webex シスコ
同時ペン作画リアルタイムで複数人で図面に書き込みができます
○ - ○
CAD共有対応重い3次元データもスムーズに共有できます
○ ○ ○
画像共有画像データなどを同じ画面で共有できます
○ ○ ○
高精細データ共有 画面サイズに合わせた拡大や縮小などの処理なしで2000万画素クラスでも共有可能
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公式サイト

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画像共有機能がデフォルトでつき、公式HPに設計・製造系の導入事例が載っている製品を比較

セミナー用

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V-CUBE
セミナー
ブイキューブ
ギガキャスト ロゴスウェア
ネクプロ ネクプロ
チャット機能文字でもやりとりすることが可能
○ ○ ○
アンケート機能 質問やアンケートを実施することが可能
○ ○ ○
受講者発言機能 受講者の発言を許可したり、チャットで質問を入力してもらうことが可能
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インストール不要インストールなしでWEB会議ができます
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多言語対応 さまざまな国の言語でシステムを利用できます
日本語・英語・中国語(簡体字・繁體字)、タイ語、インドネシア語 記載なし 記載なし
最大拠点数 対応拠点数が多いほど大規模な配信が可能
10,000拠点 6,000拠点 6,000拠点

公式サイト

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チャットとアンケート機能が標準搭載の製品を比較