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会議の効率を高めるエコなペーパーレス会議

web会議を導入する企業や団体が増えている中で、より効率的な会議を目指したペーパーレス会議も見逃せません。ここでは、web会議と相性のよいペーパーレス会議についてお話していきます。

ペーパーレス会議の概要とメリット

ペーパーレス会議とはどのような会議なのか?まずは、概要とメリットから説明します。

資料を画面で見る会議

ペーパーレス会議とは、従来の紙に印刷した資料を見ながら進めていた会議と異なり、出席者が手元のタブレットやパソコンで必要なデータを確認しながら行う会議です。つまり、ペーパーレス会議では紙媒体の資料が不要になります。

ペーパーレスがメリットになる理由には、主に以下のようなものがあります。

情報化社会におけるセキュリティ問題に備える

重要度はいろいろだとしても、会議の資料は部外に持ち出せないものが多いものです。しかし、紙の資料は同じものが人数分以上に用意されることが多く、紛失のリスクも高くなります。

各資料にナンバリングして管理する手法もありますが、流出する可能性を持つものが多く存在する事実は変えられません。処分するにしても、シュレッダーでは不安が残ることから、溶解処分を回収業者などに依頼するなど、ここでもコストアップする要因があります。

ペーパーレス会議では、各自のパソコンやタブレットで必要な資料やデータを共有しているため、セキュリティレベルはかなり上だといえます。

コスト削減の必要性が叫ばれる現在において、会議のたびに消費するコピー用紙の代金も馬鹿になりません。かつて、廃紙の有効活用として一度利用したコピー用紙の裏面を使うことが流行りました。しかし、まったく関係のない事柄が裏面に載っていることから、使える場面が限られていたことも事実です。 ペーパーレス会議を導入してしまえば、そもそも裏面を活用する必要すらありません。

会議資料をコピーすると、かかるのは用紙代だけではありません。コピーのトナー代もかかりますし、メンテナンス契約の内容によってカウンター料金などのコストもかかります。また、あまり大量に使っていると、コピー機自体の寿命が短くなる可能性があることも問題です。

紙を消費しないことやコピー機、プリンターを使わないことは、イコール地球環境にプラスになることです。紙パルプや電力の消費量を抑えられるからです。電力の元は一次エネルギーである石油や石炭、LNG液化天然ガスなどであり、省エネを推進する社会においてペーパーレス会議の意義は大きいといえるでしょう。

業務そのものの効率化が進む

消耗品や固定資産、備品の経費だけでなく、業務そのものの効率化にも有効なのがペーパーレス会議です。

紙の資料を配っている会議では、開始時間に間に合うように、大量の資料を揃える要員が必要になることもあります。資料準備に追われる時間を、より意義のある仕事に費やすことが可能です。

しかも、資料の準備ができるまで会議の開始を遅らせなくてはならないという事態も防げるため、仕事の効率がよくなります。

多くの紙の資料を参照していると、ページをめくったり、該当するものを探したりすることに気をとられ、肝心の会議の内容がおろそかになりかねません。また、誰かが資料を床に落としたり、ページの抜けがあったりすると、ちょっとしたトラブル発生といった感じにもなり得ます。

物理的な紙の資料を置かないペーパーレス会議なら、こういった問題も起こらないでしょう。

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web会議と相性のよいペーパーレス会議のメリット

web会議と比較してペーパーレス会議がどうなのか?という考え方は適当ではありません。両者の相性はよいといえます。ここでは、web会議とペーパーレス会議、2つのシステムを使うメリットを紹介します。

パソコンなどの情報機器をフル活用する会議

Web会議もペーパーレス会議も、パソコンなどの情報機器をフル活用する会議という点が共通しています。

時間を割いて一堂に会する手間を省くweb会議は、遠隔地の出席者の様子をカメラと画面経由で見ることができます。同じように、ペーパーレス会議では、端末で必要な情報を共有できます。

出席者間のやりとりや全体の雰囲気の確認はweb会議システムで、必要なデータはペーパーレス会議システムで。この2つのシステムを一緒に使うとメリットも効果も倍増する可能性があります。

導入コストを抑えることも可能

新しいシステムの導入には、それなりの費用がかかります。ただ、web会議の料金・価格には無料のものもあり、導入コストを抑えることも可能です。数あるプランの中から、費用対効果を考えて、自社にあったプランを選ぶことが重要です。注意すべきは、単体のweb会議と単体のペーパーレス会議をばらばらに導入するケースです。

web会議とペーパーレス会議は、どちらも使用するインフラや環境において共通するものが多くあります。web会議システムにデジタル資料を使えば、ペーパーレス会議を兼ねることも可能です。というよりも、本来のweb会議システムは、まさしく資料などを共有することであり、ペーパーレス会議との違いは、遠隔地を結ぶことだともいえます。ところが、遠隔地を結ぶペーパーレス会議システムも存在します。重要なのは、呼び方よりも内容ということでしょう。

どのような形で効率化を促進するか。それに応えてくれるのが、web会議でありペーパーレス会議だといえそうです。

社内会議用

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ミーティング
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Cisco Webex WebEx
ZOOM ZOOM
月額費用 お問い合わせください~2,980~2,700円
アプリケーション共有ファイルをリアルタイムに全参加者と共有
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デスクトップ共有デスクトップ画面全体を共有可能
○ ○ ○
録画やり取りを録音・録画して保存可能
○ - -
ファイルの保存・転送会議中に使った資料や、メールでは大きすぎて送れない資料の共有
○ ○ -
ホワイトボード文字や図の記入、画像の読み込みなどが可能
○ ○ ○
外国語翻訳会話をリアルタイムに翻訳して会話内容と翻訳内容をテキスト表示
○ - -
アンケート機能質問やアンケートを実施することが可能
○ ○ -
IPアドレス制限許可のない人の参加を防止できる機能
○ - -
チャット機能文字によるメッセージの共有が可能
○ ○ ○
100拠点以上対応同時に接続できる拠点数が100を超える
○ ○ ○
オンプレミスでの提供自社で情報のシステムを保有し、自前の設備で運用する方式
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2018年度のシェアランキングTOP3を比較。参照元:シード・プランニング(https://www.seedplanning.co.jp/press/2019/2019032001.html)

※Cisco Webexは3プランあり(1,480円、1,980円、2,980円。税表記なし)。ZOOMは3プラン(無料、2,000円、2,700円)で、無料版では機能が制限されています。

無料版あり

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参加者アカウント不要アカウント登録なしでスタートできます
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画面共有 自分のパソコンの画面を相手に表示させる機能
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セキュリティ第三者によるデータの盗聴やなりすまし、改ざんなどを防ぎます
2段階認証プロセス E2E暗号化 SSL/TLS
人数一度の会議に参加できる人数
最大250名 最大50名 最大14名

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資料共有 エクセルやPDFなどの資料の共有
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トークスクリプト 話したい内容を事前に準備でき、自分だけが見ることができます
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同時接続3名の場合
の月額料金 同時接続できる人数
44,400円(税別)45,000円(税別)35,000円(税記載なし)
相手の対応 WEB会議をする際に相手側に行ってもらうこと
URL入力電話URLorワンタイムパスワード

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日本語・英語・中国語(簡体字・繁體字)、タイ語、インドネシア語 記載なし 記載なし
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