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Web会議導入のメリット

業務を進めていくうえで、会議は欠かせないものです。

会議の時間は無駄だという意見もある昨今ですが、やはり直接話すことによってはじめて得られるものは少なくありません。

しかしながら、各支社から代表者が集まって会議をするときには負担やコスト面・時間面でのロスもかなりのものになります。このような会議のデメリットをカバーできるのが、Web会議です。

Web会議は直接集まっての会議とは多くの面で異なるため、Web会議を導入することで現状企業が抱えている問題点を解決することができるかもしれません。

ここではWeb会議を導入するメリットをご紹介します。

Web会議

コスト削減につながる

会議のために他のオフィスまで出張するとなると交通費や宿泊費などがかかり、大きな出費になりますよね。

海外にもオフィスがある場合にはなおさらです。しかし、Web会議では離れた場所にあるオフィスにわざわざ出向く必要がないため大幅なコスト削減につながります。

導入コストやランニングコストがかかることを踏まえても、費用面ではメリットの方が大きいといえるでしょう。

時間を効率的に使える

会議のために移動する、場合によっては宿泊するのは時間的にも大きなロスになります。

時間の無駄を省くことは、生産性の向上に大きく貢献するといえるでしょう。また、Web会議はオフィス以外からでも参加することができます。

それこそ自宅からの参加も可能なので、柔軟なワークスタイルを推進することにもつながるといえるでしょう。

場所の確保が必要ない

多くの企業で「会議室不足」は大きな課題となっていますが、通常の会議であれば、会議をするための場所を確保する必要があります。また、この点においては専用の設備を必要とするテレビ会議も同様です。

しかし、Web会議では場所に関する制約が一切ありません。会議室の予約を取る必要がないので、参加する人のスケジュールさえ合えばいつでも会議を開くことができます。

日常的に会議ができる

1つのオフィスに集まって行う会議はコスト面でも時間面でも負担が大きいため、日常的に行うことはできません。

しかしWeb会議であれば参加する社員にも大きな負担がかからないため、会議の頻度を上げることができます。

別のオフィスに勤めている社員同士が密にコミュニケーションを取れるということは、企業全体の生産性を上げることに役立つといえるでしょう。

迅速な対応ができる

会社でトラブルが起きた場合や大事なクライアントからクレームがきた場合、自然災害で被害を受けた場合など、緊急で会議を開かなければいけないときあります。

このようなとき、集まるためのスケジュール調整から始めていては対処がどんどん遅れてしまいます。

それに対してWeb会議であればインターネット環境さえあればどこにいても会議に参加できるため、緊急時にも迅速な対応をすることができます。

データの共有がしやすい

Web会議はデータを共有するためのアプリケーションが充実しており、データをみながら会議を行う場面では非常に有効だといえます。

ただ画面にデータを写すだけではなく双方から書き込みをすることも可能なので、会議がスムーズに進行します。

このような機能が備わっていることから、あらかじめ配布資料を用意する必要がないのも大きなメリットだといえるでしょう。

会議の録画が可能

Web会議では会議の様子を録画しておくことができるため、社内での情報共有に役に立ちます。

会議をしたときに必ず議事録をとるという企業では、録画をすることによって議事録作成者の負担を大きく軽減することができます。

また、録画した映像を新人研修などに応用することもできます。

導入コストが安い

多くのメリットがあるWeb会議ですが、導入コストが高いとそもそも取り入れることができません。

しかし、Web会議はテレビ会議とは異なり導入コストが安価で済みます。なおWeb会議には無料タイプのものと有料タイプのものの2種類があります。

コストパフォーマンスを重視するなら無料タイプ、セキュリティを重視するなら有料タイプなど、優先順位に合わせて選ぶとよいでしょう。

汎用性が高い

Web会議は汎用性が高く、アプリやライセンスなどを後から追加することができます。

そのため利用できるシーンも幅広く、現場でのミーティングの他に、新人研修、取引先との打ち合わせ、顧客対応などにも役立ちます。

企業に合わせてWeb会議を広く活用していくことで、その良さを最大限に生かすことができるといえるでしょう。

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会議室

メリット・デメリットを把握して有効活用を

ここでご紹介したようにたくさんのメリットがあるWeb会議ですが、デメリットもないわけではありません。

場の空気が読みにくい、ネット環境や機器の具合によって音声トラブルが発生する、カメラの範囲に限界があるため大人数での参加は難しいなど、実際に集まる通常の会議とは違う問題点が出てくることもあります。

Web会議を導入するときには、長所と短所の両方を把握したうえで有効に活用するようにしてください。

社内会議用

おすすめWEB会議システム3
V-CUBE
ミーティング
ブイキューブ
Cisco Webex WebEx
ZOOM ZOOM
月額費用 お問い合わせください~2,980~2,700円
アプリケーション共有ファイルをリアルタイムに全参加者と共有
○ ○ ○
デスクトップ共有デスクトップ画面全体を共有可能
○ ○ ○
録画やり取りを録音・録画して保存可能
○ - -
ファイルの保存・転送会議中に使った資料や、メールでは大きすぎて送れない資料の共有
○ ○ -
ホワイトボード文字や図の記入、画像の読み込みなどが可能
○ ○ ○
外国語翻訳会話をリアルタイムに翻訳して会話内容と翻訳内容をテキスト表示
○ - -
アンケート機能質問やアンケートを実施することが可能
○ ○ -
IPアドレス制限許可のない人の参加を防止できる機能
○ - -
チャット機能文字によるメッセージの共有が可能
○ ○ ○
100拠点以上対応同時に接続できる拠点数が100を超える
○ ○ ○
オンプレミスでの提供自社で情報のシステムを保有し、自前の設備で運用する方式
○ ○ -

公式サイト

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2018年度のシェアランキングTOP3を比較。参照元:シード・プランニング(https://www.seedplanning.co.jp/press/2019/2019032001.html)

※Cisco Webexは3プランあり(1,480円、1,980円、2,980円。税表記なし)。ZOOMは3プラン(無料、2,000円、2,700円)で、無料版では機能が制限されています。

無料版あり

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Google Meet Google
Skype マイクロソフト
chatwork live Chatwork
参加者アカウント不要アカウント登録なしでスタートできます
○ - -
1対1ミーティング
時間に縛られずに会議を行なうことができます
- ○ -
画面共有 自分のパソコンの画面を相手に表示させる機能
○ ○ ○
セキュリティ第三者によるデータの盗聴やなりすまし、改ざんなどを防ぎます
2段階認証プロセス E2E暗号化 SSL/TLS
人数一度の会議に参加できる人数
最大250名 最大50名 最大14名

公式サイト

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無料期間が無制限かつ、セキュリティ面について公式HPで明示されている製品を比較

商談用

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V-CUBE
セールスプラス
ブイキューブ
ベルフェイス ベルフェイス
B-room Bloom Act
資料共有 エクセルやPDFなどの資料の共有
○ ○ ○
チャット機能文字によるメッセージの共有が可能
○ - ○
トークスクリプト 話したい内容を事前に準備でき、自分だけが見ることができます
- ○ ○
同時接続3名の場合
の月額料金 同時接続できる人数
44,400円(税別)45,000円(税別)35,000円(税記載なし)
相手の対応 WEB会議をする際に相手側に行ってもらうこと
URL入力電話URLorワンタイムパスワード

公式サイト

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月額費用が公式HPに明示されている3製品を比較

設計・製造用

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V-CUBE
コラボレーション
ブイキューブ
Fresh Voice エイネット
Cisco Webex シスコ
同時ペン作画リアルタイムで複数人で図面に書き込みができます
○ - ○
CAD共有対応重い3次元データもスムーズに共有できます
○ ○ ○
画像共有画像データなどを同じ画面で共有できます
○ ○ ○
高精細データ共有 画面サイズに合わせた拡大や縮小などの処理なしで2000万画素クラスでも共有可能
○ - -

公式サイト

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画像共有機能がデフォルトでつき、公式HPに設計・製造系の導入事例が載っている製品を比較

セミナー用

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セミナー
ブイキューブ
ギガキャスト ロゴスウェア
ネクプロ ネクプロ
チャット機能文字でもやりとりすることが可能
○ ○ ○
アンケート機能 質問やアンケートを実施することが可能
○ ○ ○
受講者発言機能 受講者の発言を許可したり、チャットで質問を入力してもらうことが可能
○ ○ -
インストール不要インストールなしでWEB会議ができます
○ - ○
多言語対応 さまざまな国の言語でシステムを利用できます
日本語・英語・中国語(簡体字・繁體字)、タイ語、インドネシア語 記載なし 記載なし
最大拠点数 対応拠点数が多いほど大規模な配信が可能
10,000拠点 6,000拠点 6,000拠点

公式サイト

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