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Web会議ってなに?

最近よく耳にするWeb会議って一体どんなものなのでしょうか?

IT系企業やベンチャー系企業が使うものという考えはもう古いかもしれません。

一般企業でもWeb会議システムを導入する会社が増えてきています。

今注目されている全く新しい会議のシステムについて、基本のキから解説していきます。興味のある方はぜひ参考にされてください。

Web会議を詳しく解説

Web会議

Web会議とは、その場にいる人たちではなく、社外や海外など、遠く離れた場所にいる人たちとインターネットを通じて映像や音声でのやり取り、資料の共有などができるシステムです。

皆さんもFace timeやSkypeなどを利用して、テレビ電話をしたことがあるのではないでしょうか?Web会議とは、それの大人数版です。

少し前までは、導入するのに初期費用がかかり、使用できる場所が限定されているイメージがありましたが、現在ではインターネット回線の普及とともに、あらゆる場所で気軽に利用できるようになっています。

ただ顔を見て話せるというわけではなく、資料の共有や動画の配信のような様々な機能を持ち合わせているので総合的に業務の効率化が期待できるシステムです。

手軽に始めることができます

Web会議を始めたいけど、初期費用にどのくらいのお金がかかるのかが気になる、という担当者さんも多いのではないでしょうか。

Web会議に必要な初期費用はズバリ、ほとんど必要ないというのが現状です。インターネットにつながるパソコンやスマートフォン、タブレット端末などがあれば、いつでもどこからでも会議を行うことが可能です。

事前に何かを準備したり、技術的なことも必要ないので誰にでも簡単に始めることができます。

強いて言えば、マイクやヘッドセット、webカメラなどが必要ですが、現在販売されているほとんどのパソコンやスマートフォン、タブレット端末にこのような機能が内蔵されているので、特に何かを新しく買い求める必要もありません。

Web会議のメリットとは?

Web会議のメリットは実に様々です。例えば一般的に会社で会議を行おうとするとどのような準備が必要でしょうか?

会議室の予約・プロジェクターの準備、投影の確認、資料のコピーと配布などが必要です。

もちろん、会議に出席するすべての人のスケジュールを調整した上で、開始する時間にすべての人が一つの場所に揃っている必要があります。これが社内だけの会議であれば問題ありませんが、外回りが多い会社、日本中や海外にも支部のある会社などの場合、なかなか会議を行う機会が設けられないというのが現状なのではないでしょうか?

その点、Web会議ならいつでもどこでも世界中のメンバーで会議を行うことができます。

1.出張経費・交通費の削減

次の会議は名古屋の営業所で行うため、1つの会議のためだけに新幹線に乗って名古屋に集合・・・。

こんなにもったいないことはないのではないでしょうか?

Web会議を導入すれば、瞬時に世界中とつながることができるので、移動経費や交通費、出張経費などがかからずに必要な時間だけを使って会議を行うことが可能です。

2.情報共有の効率化

パソコン

Web会議を導入することで、その時間に会社に行くことができない人、出張中の人なども会議に参加することができます。

会議室も不要で気軽に開催することができるので社内全体での情報共有の効率化が期待できます。

3.コミュニケーションの活性化

電話やメールだけでは表情が読み取れませんが、Web会議であればまるでそこにいるかのように会議を進めることができ、円滑なコミュニケーションを行うことが可能です。

4.在宅勤務の活性化

毎日決まった時間に出勤するスタイルではなく、在宅勤務を推奨している会社でも大いに役立たせることができます。

とくに、子供をもつ母親世代や、時短勤務で社会復帰を目指している人にとってもWeb会議システムは有効です。

用途に合ったおすすめの
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テレビ会議とWeb会議の違いとは

こうして見てみると、Web会議はテレビ会議と同じではないかと思われる方も多いかもしれませんが、大きく違うところがいくつかあります。

テレビ会議は会議室に専用のハードを導入して実施しますが、Web会議は一人一人が自席や出張先、自宅などあらゆる場所から、パソコンやスマートフォン、タブレットで参加できます。

資料の共有などが非常にスムーズにできるので、参加者全員が遠隔地にいても一つの資料を確認しながら会話やチャットで業務を進めることができるのです。

会議以外でも使用できる

Web会議という名前ではありますが、その利用先は様々で、例えば新入社員研修や、株主総会、セミナーやテレワークなどにも広く活用することが可能です。

日本では2020年のコロナ禍において、一気にWeb会議の利用者が拡大しました。今後はビジネスに不可欠なツールとなりますので、自社にあったWeb会議システムを選定してください。

社内会議用

おすすめWEB会議システム3
V-CUBE
ミーティング
ブイキューブ
Cisco Webex WebEx
ZOOM ZOOM
月額費用 お問い合わせください~2,980~2,700円
アプリケーション共有ファイルをリアルタイムに全参加者と共有
○ ○ ○
デスクトップ共有デスクトップ画面全体を共有可能
○ ○ ○
録画やり取りを録音・録画して保存可能
○ - -
ファイルの保存・転送会議中に使った資料や、メールでは大きすぎて送れない資料の共有
○ ○ -
ホワイトボード文字や図の記入、画像の読み込みなどが可能
○ ○ ○
外国語翻訳会話をリアルタイムに翻訳して会話内容と翻訳内容をテキスト表示
○ - -
アンケート機能質問やアンケートを実施することが可能
○ ○ -
IPアドレス制限許可のない人の参加を防止できる機能
○ - -
チャット機能文字によるメッセージの共有が可能
○ ○ ○
100拠点以上対応同時に接続できる拠点数が100を超える
○ ○ ○
オンプレミスでの提供自社で情報のシステムを保有し、自前の設備で運用する方式
○ ○ -

公式サイト

公式サイト

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2018年度のシェアランキングTOP3を比較。参照元:シード・プランニング(https://www.seedplanning.co.jp/press/2019/2019032001.html)

※Cisco Webexは3プランあり(1,480円、1,980円、2,980円。税表記なし)。ZOOMは3プラン(無料、2,000円、2,700円)で、無料版では機能が制限されています。

無料版あり

おすすめWEB会議システム3
Google Meet Google
Skype マイクロソフト
chatwork live Chatwork
参加者アカウント不要アカウント登録なしでスタートできます
○ - -
1対1ミーティング
時間に縛られずに会議を行なうことができます
- ○ -
画面共有 自分のパソコンの画面を相手に表示させる機能
○ ○ ○
セキュリティ第三者によるデータの盗聴やなりすまし、改ざんなどを防ぎます
2段階認証プロセス E2E暗号化 SSL/TLS
人数一度の会議に参加できる人数
最大250名 最大50名 最大14名

公式サイト

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無料期間が無制限かつ、セキュリティ面について公式HPで明示されている製品を比較

商談用

おすすめWEB会議システム3
V-CUBE
セールスプラス
ブイキューブ
ベルフェイス ベルフェイス
B-room Bloom Act
資料共有 エクセルやPDFなどの資料の共有
○ ○ ○
チャット機能文字によるメッセージの共有が可能
○ - ○
トークスクリプト 話したい内容を事前に準備でき、自分だけが見ることができます
- ○ ○
同時接続3名の場合
の月額料金 同時接続できる人数
44,400円(税別)45,000円(税別)35,000円(税記載なし)
相手の対応 WEB会議をする際に相手側に行ってもらうこと
URL入力電話URLorワンタイムパスワード

公式サイト

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月額費用が公式HPに明示されている3製品を比較

設計・製造用

おすすめWEB会議システム3
V-CUBE
コラボレーション
ブイキューブ
Fresh Voice エイネット
Cisco Webex シスコ
同時ペン作画リアルタイムで複数人で図面に書き込みができます
○ - ○
CAD共有対応重い3次元データもスムーズに共有できます
○ ○ ○
画像共有画像データなどを同じ画面で共有できます
○ ○ ○
高精細データ共有 画面サイズに合わせた拡大や縮小などの処理なしで2000万画素クラスでも共有可能
○ - -

公式サイト

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画像共有機能がデフォルトでつき、公式HPに設計・製造系の導入事例が載っている製品を比較

セミナー用

おすすめWEB会議システム3
V-CUBE
セミナー
ブイキューブ
ギガキャスト ロゴスウェア
ネクプロ ネクプロ
チャット機能文字でもやりとりすることが可能
○ ○ ○
アンケート機能 質問やアンケートを実施することが可能
○ ○ ○
受講者発言機能 受講者の発言を許可したり、チャットで質問を入力してもらうことが可能
○ ○ -
インストール不要インストールなしでWEB会議ができます
○ - ○
多言語対応 さまざまな国の言語でシステムを利用できます
日本語・英語・中国語(簡体字・繁體字)、タイ語、インドネシア語 記載なし 記載なし
最大拠点数 対応拠点数が多いほど大規模な配信が可能
10,000拠点 6,000拠点 6,000拠点

公式サイト

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チャットとアンケート機能が標準搭載の製品を比較