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HOME » Web会議の導入に向けて » WEB会議使用時の通信速度における安定性

WEB会議使用時の通信速度における安定性

WEB会議の通信安定性はシステムの規格によって異なる

WEB会議システムには大きく分けて無料、有料、テレビ会議の3つがあります。
1つ1つ特徴があるため、求めている環境にあったものを導入するようにしましょう。

無料WEB会議システム

  • メリット

比較的に操作がシンプルで、無料で始めることができる。
導入も容易な物が多い。

  • デメリット

セキュリティの安全性や通信の質は、有料WEB会議システムと比べると低め。
多人数での会議になると、安定しなくなって音声や映像が途切れてしまうことがある。

  • こんな企業におすすめ

セキュリティの安全性や通信の質より、コストパフォーマンス重視な企業。

 

有料WEB会議システム

  • メリット

無料WEB会議システムより比較的に通信が安定していて、画質や音質が途切れ辛い。
遠隔会議の環境を用意していない取引先とも利用できる。
電話やメールでのサポートに対応している。
セキュリティ面での安全性も確保されているものが多い。

  • デメリット

映像と音質はテレビ会議システムの方が上。

  • こんな企業におすすめ

テレビ電話よりコストを抑えて導入したい企業。
国内外問わずに利用したい企業。

 

テレビ会議

  • メリット

有料WEB会議システムよりも通信が安定していて、映像や音質の品質が高い。
リモコンで簡単に操作をすることができるため、PC操作のスキルがいらない。

  • デメリット

専用機材や専用回線を導入する必要があるため、導入コストが有料WEB会議システムよりも割高。
ハードウェアの保守と運用でもコストがかかる。

  • こんな企業におすすめ

通信安定のため、遠隔会議専用の環境を作りたい企業。

WEB会議の通信安定性を維持するコツは導入準備にアリ!

WEB会議システムの導入前の準備

  • 利用する状況をイメージする

導入の前にどういった用途で使用するか、いくつの拠点でどれだけの人数で会議をするかを視野に入れてWEB会議システムを探すようにしましょう。
後から人数が増えそうだという際には、最大人数が予定地よりも多いものを探すと、人数が増えてしまった場合にも安心です。幾つかに目星をつけて、無料トライアルが利用できるものは利用をしてみることで、導入のイメージをより固めることができるでしょう。

 

  • 既に導入している場合は、改善したいポイントを整理して検討する

既にWEB会議システムを導入していて現在のシステムに満足がいっていないという場合は、改善のために現在使用しているWEB会議サービスを見直してみましょう。
「もっと大人数で会議をしたい」、「海外拠点とも安定した接続がしたい」といったような要望を洗い出し、料金プラン変更や入れ替えサービスを選択するのも、より良い環境にしていくためには必要です。

 

  • WEB会議に必要な物を用意する

導入するシステムを決めたら、条件にあったPC等の端末を用意しましょう。
パソコンの場合はマイクスピーカー、カメラなども必要となります。最近では内臓カメラやマイクスピーカーが搭載されているパソコンも多いですが、大人数で会議室全体を利用したい場合には別途用意したほうがいいでしょう。
カメラは角度の調整ができて全体を映す事ができる広さのものを、マイクスピーカーは壁に反響してエコーを生じないようエコーキャンセラー機能が付いているものが最適です。

 

WEB会議システムの導入後の準備

  • 機材を設置する場所を決める

導入が決まったら、今度は機材を設置する場所を決めましょう。カメラやマイクスピーカーの位置を調節して、全体で利用できるようにしておくといいでしょう。高所に置く時などは落下に備えて、簡易的に固定できるようにしておくと、落下する心配も軽減できて安心です。

 

  • 資料を取り出しやすいように整理する

紙媒体などの資料の場合はファイリングして手の届く位置に置いておくようにし、電子媒体の資料についてはわかりやすい場所にフォルダとしてひとまとめにしておきましょう。複数のファイルを共有する場合は、あらかじめ圧縮しておくことでスムーズに共有できるようになります。

 

  • 雑音対策をする

雑音を対策するためには、マイクの周囲に邪魔なものを置かないことが大切です。
紙媒体などをカメラに移して共有する時なども、なるべくマイクから遠ざけて使うようにしましょう。
至近距離であれば、紙をめくる音でも騒音となってしまう場合があるので注意が必要です。

 

  • 機材の動作確認を行う

WEB会議システムには動作の確認機能がついているものも多いので、カメラやマイク、スピーカーの調整をしてWEB会議に備えましょう。

 

WEB会議は通信の安定性が命!

WEB会議でよくあるトラブルにはどう対処する?

  • 回線帯域のトラブル

Web会議やテレビ会議などの遠隔会議では、安定したインターネット回線の速度を確保する必要があります。無線を使用していると通信速度が不安定になりがちなので、パソコンで利用するのであれば回線を有線にしてみるとことで通信品質を安定できる可能性が高いです。
また、無線LAN、モバイルルーター、スマートフォンなどの無線環境は、電波干渉に弱いです。
コードレスフォンや電子レンジの影響で通信速度が不安定になることもあるので気をつけましょう。
他にも、海外との遠距離での通信となる場合は、プロバイダ変更や国債専用回線サービスの導入を検討する必要もでてきます。

 

  • 処理速度のトラブル

WEB会議においては通信速度も重要ですが、端末の処理速度も同じく重要なものです。
端末の処理速度はCPUやメモリのスペックでほとんどが決まりますので、なるべくスペックが高いものを用意しておくようにしましょう。
端末が古い場合は、端末を最新の物に変えるだけで改善される事もあります。
パソコンの場合はCPU交換やメモリの増設でも対応できる場合が多いです。

 

  • エコー(反響)のトラブル

音声でのWEB会議を利用していると、やまびこのようにエコー(反響)が返ってきたという事はありませんでしょうか。反響は自身側ではなく相手側の環境が原因であることが多く、この場合はエコーキャンセラーが搭載された音響機器を利用してもらうことで基本的には改善できます。
音響機器をエコーキャンセラー搭載の物に変えても改善しない場合は、以下の原因が考えられます。

  • 音響機器がうまく設定できていない
  • マイクやスピーカーのボリュームの問題
  • 反響しやすい部屋での利用

エコーは複数拠点で会話をする場合、増幅して会話が成り立たなくなってしまうこともあるので対策が必要です。

 

  • 映像・音声のトラブル

映像や音声が途切れたり、停止したりする場合には上記の回線や処理速度の問題である場合が多いです。無線を利用している場合は、Wi-Fiのアクセスポイントが混在していて干渉(バッティング)していないかも確認してみましょう。

 

  • OSや動作環境のトラブル

パソコンに多い問題で、OSのバージョンがWEB会議システムの動作要件を満たしていないことがあります。動作要件を満たしていない場合、うまくWEB会議システムが起動できない場合があります。
また、OSやメモリ、CPUなどの条件を満たしていてもファイアウォールやプロキシサーバでトラブルの設定でうまく動作しない場合もあります。セキュリティソフトが干渉してしまっていることも考えられますので、1度セキュリティソフトを止めてみてどうか試してみましょう。改善されるようであればセキュリティソフトの設定の見直しが必要となります。

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