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HOME » Web会議の導入に向けて » 誰でも使える操作性が重要となるWeb会議システム

誰でも使える操作性が重要となるWeb会議システム

WEB会議に求められる「操作性」

WEB会議にも操作性が求められる時代

一昔前は、まだインターネットも浸透し始めた頃で、プログラムやアプリケーションは動くようにすることが目標とされていて、習熟した人にしか触れないものも多々ありました。

現在では、インターネットは広く世界に浸透していて、充分な多様性が確保できているといえるでしょう。

初心者でも簡単に扱うことができるプログラムやアプリケーションもどんどん増えてきています。

だからこそ、最近ではプログラムやアプリケーションの「操作性」を重視される場面が多く あります。

離れた土地の相手と会議をするためのWEB会議システムも、操作性を重視されてきている物の一つです。

WEB会議システムは、企業の会議の他にも、医療現場、災害時の事業継続のためなど、さまざまなシーンで利用を検討されていたり、実際に現場に導入されていたりします。通信回線の帯域幅の拡大や回線品質の安定性に加え、PCの処理能力も向上していることによって、映像や音声の品質が高くなっていることで利用範囲が徐々に広がっている背景があります。

様々なところに拠点を持つことが多いベンチャー企業では、積極的にWEB会議システムを活用して、意識共有を図っているところも少なくありません。

インターネットを経由して離れた場所にいる相手と、音声や映像でミーティングすることができるのがWEB会議システムの大きな魅力です。

モニタ画面を共有することによって同じデータを確認したり、アプリケーションやモニタ画面を遠隔地からリモート操作したりすることもできます。

システムによっては非常にシンプルなものもあって、マイクやカメラを接続すると自動認識し、起動して通話ボタンを押すだけでビデオ通話が出来るといったものもあって、システムによってできることは様々です。

WEB会議システムにおける操作性の重要性

  • 操作性の良し悪しはWEB会議システムの品質を左右する

広く多くの人に使われるようになるためには、操作を簡単にする必要があります。

使う頻度が少ない人やはじめての人は、操作のマニュアルを参照しながら操作することもあり、慣れるまで時間を要してしまうことがあります。

そのため、最近では「見やすく」「分かりやすい」ソフトの需要が高まっています。

いくら機能が優れていても、操作性が悪いとユーザー離れの原因となってしまう可能性もあります。

導入の際には、「導入が大変ではないか」ということも踏まえて検討するようにしましょう。

  • 操作性が低いWEB会議システムは特定の人物・条件に依存することになる

いくら多機能であっても、操作性が低いと使い続けるのは難しいです。

操作性が低いWEB会議システムでは、特定の人物に依存してしまって、その人物がいなければWEB会議ができないといった状況ができてしまう場合もあります。

そうした事態を避けるためにも、誰でも操作をしやすいWEB会議システムを導入するようにしましょう。

WEB会議における操作性とは

WEB会議システムで重視されている操作性は、下記のようなものがあります。

  • どんな業種・シチュエーションにも共通する操作性がある
  • 誰でも必要最低限の情報へアクセスできる
  • 特定のデバイスや技術に依存しなくても使える
  • 0.1 秒でも早く情報へアクセスすることができる
  • 利用者の使い勝手に合わせて操作できる手段がある

主に重視されているのは、通話の参加とアクセスまでのスピ-ド、容易に操作・端末共有ができるといった点があります。こうした理由から、最近のWEB会議のシステムではインターフェースを見ただけで直感的に操作ができるような分かりやすさとシンプルさが重視されています。

WEB会議サービスは普及しだしたころに、接続の操作に時間がかかってしまって肝心の会議時間が圧迫されるといった事が多くありました。最近ではネットワーク環境の向上や技術の進歩によって接続しやすいものも増えてきていますが、やはり誰でも時間をかけずに簡単な操作で会議が始められることは重要です。

 

業種によっての操作性の違い

業種によっても求める機能は違うため、WEB会議ソフトを導入するのであれば、まず目的の機能のクオリティが高いかといった点が重要です。いくつかのWEB会議ソフトを比較して、どのソフトを導入することが一番効率的かを判断してみるといいでしょう。

では、いくつかポピュラーな機能と利用している企業の例を見てみましょう。

  • 複数同時対話

1対1ではなく、複数の相手と同時にグループ通話をする機能。

支店が複数あり同時に会議を行ないたい企業・業種がよく利用しています。

  • アクセス管理などセキュリティ機能

セキュリティコード(接続ID)を発行し、アクセスを限定することで、会議に参加できる人間を制限することができます。大量の企業・顧客のデータを預かっている企業・業種は、こうしたセキュリティコードを利用できるタイプのWEB会議ソフトが最適です。

  • 音声・ビデオ機能

チャットやデータだけでのやり取りではなく、よりイメージが伝わりやすいように音声機能ではなくてビデオ機能を利用されることがよくあります。

売上報告・進捗会議を週間や月刊で定期的に行なう企業・業種におすすめです。

導入前・導入後にすべきこと

操作性や脆弱性を確認する

  • 操作性は試用版で確認できる

WEB会議システムの中には、パソコン操作に慣れた方であれば十分に使いこなせるものであっても、不慣れな人の場合は機能を使いこなせない状況であることがあります。

「使いたい機能を呼び出す方法が分からない」といった問題に直面してしまい、会議の進行に支障が出てしまう可能性もあります。

WEB会議システム導入の際は、パソコンに不慣れな人でも充分に機能を使うことができるか、 試用版などでいくつか触って動作を確認してから導入を検討 してみるといいでしょう。

また、最初はあまり慣れなくて最低限の機能しか使えない状態でも、操作に慣れていくことでより機能を使いこなしていけるようになります。そのため、これは最低限必要だと考える機能が使いやすいものであれば問題がないという考え方もあります。導入の際にはまず、「最低限必要な機能の操作がわかりやすいか」というところを判断基準としてWEB会議システムを探すと、より条件にあったものが探せるでしょう。

  • システムはメンテナンスまで考慮する

WEB会議システムは、導入したらずっとそのまま使い続けられるというものではありません。

様々な機械と同じように、メンテナンスというものが必要となります。

社内サーバを利用するタイプのWEB会議システムのメンテナンスでは、サーバや利用端末の保守・点検はもちろんのこと、セキュリティプログラムの更新なども行っていく必要があります。

メンテナンスを怠ると、思っていたよりも通信品質が低下したり、セキュリティ面で問題が発生したりするといった問題が起きてしまう場合がありますので注意しましょう。

あわせてセキュリティ面も意識しよう

WEB会議システムには無料のものから有料のものまで様々ですが、無料の物ではセキュリティ面が甘く、個人情報を流出してしまう恐れもでてきてしまいます。充分に注意して導入することがうまく重要なカギです。

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