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HOME » Web会議の導入に向けて » 無料か価格がかかるかは重要なポイント

無料か価格がかかるかは重要なポイント

web会議を無料かどうかで比較する際は、注意が必要です。どこに注目すればいいのかご紹介します。

無料であることを重要ポイントにする場合

ビジネスの現場で役立つシステムであるweb会議は、無料でサービス提供を受けられる場合と有料の場合があります。

会議の内容や重要度によって無料版と有料版どちらを利用するか選択すると良いでしょう。離れた場所を繋げてやり取りができ、複数の人達でディスカッションが出来るweb会議は、チャットは勿論ファイルや画像の共有なども可能です。大規模なプロジェクトで参加人数が多い場合は、出来るだけトラブルを避ける為にも有料のweb会議にする方が安心でしょう。有料のweb会議には無料版が公開されている事もありますから、安易に契約する前にそちらを試して先に特徴を掴むのが慣れるポイントです。

価格はサービスによって様々な設定が有り、初期費用や利用料金に大きな差が有ります。使用時間によって課金される従量課金タイプのサービスと、使用者のプランによって月額利用料が変化するタイプです。サービスを選ぶ際の比較ポイントは、予めプランに含まれている機能と価格とのバランスです。必要な機能が予め含まれていない場合、追加料金を必要とするオプションを利用する必要が出てきます。

複数のサービスを比較してみると、オプションを利用する事無く追加料金不要で機能が使える場合も有ります。サポート体制の比較もサービス選びに重要ですから、必要なサポートが得られるサービスを選ぶために複数の会社の特徴をそれぞれ見ておきましょう。多くの場合は標準で録画機能が付いていますが、一部のプランではオプションとして用意されています。最初は無料で使い勝手を確認し、その後自社のweb会議に必要なサービスを満たした有料のもので本格的な契約をするのも賢い選択の一つと言えるでしょう。

Web会議の普及

全国どこの会社でも行われているものといえば会議です。その議題も、営業戦略、日々の数字の報告、PDCAなどをベースとした改善案などありとあらゆるものが挙げられます。それだけ、会社の今後の動きを決める大事な時間という位置付けになっています。しかし、会議には、会議室の予約をしなければならない、他の業務スケジュールを上手く調整して対象者を参加させなければならないといった問題も抱えていました。仮にそれをクリアしても、議論の末、何も結論を出せなかったら時間の無駄になりかねません。

ただし、1980年代に、「テレビ会議」が本格的にサービスを開始して、「遠方からでも会議ができる」として注目を集めるようになってからは、ISDNの誕生、インターネットの普及、ブロードバンドの大衆化などのIT技術の発達という追い風もあって、地方の営業所からでも全社会議に臨めるようになるなど、一定の改善が見られるようになりました。

さらに、2000年代からは、「Web会議」という新たな会議ツールが普及を始めます。その誕生秘話はさまざまですが、これまでのテレビ会議と異なり、次のような利点もあって新たな会議の時代を到来するものとして普及が進んでいます。

  • インターネット接続可能で市販のマイクやスピーカーがあるパソコンであれば利用できるため、専用機材と設置された会議室で行うテレビ会議と比較すると、料金を安く済ませることができるなど価格面でパフォーマンスが高い
  • スマートフォンの端末などでも対応できる
  • 通信プロトコルがHTTPのため、会議をするのが容易である
  • データ送受信やチャット機能など、テレビ会議ではできない機能を搭載している 

Web会議の有料版と無料版の比較

しかし、Web会議の場合、専用回線を使うテレビ会議と比べると、インターネットの通信環境を利用するため、改善はされつつも品質や安定さに関してはまだまだ劣るところがあります。さらに、「大事な会議の内容が漏洩して被害が起きないか」といったセキュリティに対する不安の声も聞かれます。

そのためか、Web会議には最低限の機能を備えた無料版(フリー)とそれよりもさまざまな機能を搭載した有料版があります。それぞれの特徴を比較すると次の通りです。

ターゲットとする顧客の声

無料版

  • とにかくコスト削減を最優先としている
  • 1対1での対話を希望している
  • 利用範囲は原則として国内のみである

有料版

  • コスト削減はしたいが、無料版よりはグレードアップを求めるため多少の費用に対する予算は組んである
  • 1対1および多人数での対話を希望している
  • 利用範囲は国内および海外問わずとする
  • テレビ会議の導入をコスト面から見送っていた取引先や自社の営業所などとの会議を希望している
  • しっかりとしたサポートを求めている

利用方法

無料版

パソコン、Webカメラ、ヘッドセットを準備してインターネット環境を利用する

有料版

無料版と同様の利用環境だが、モニター、マイク、スピーカーなども利用できる 

メリット

無料版

  • 通話するための機材以外は原則として無料である
  • 最低限の機能だけのため操作は簡単である
  • パソコンに加えてスマートフォンでも利用できる

有料版

  • 無料版よりも、画質や音質、接続性が良く会議がスムーズに進行できる
  • 専用機材などを準備しなければならないテレビ会議と比較すると、コスト面でのパフォーマンスが高い
  • 電話、メールなどでのサポートが用意されている
  • その他、録画、連携機能が用意されている場合もある

デメリット

無料版

  • 1対1での対話が前提のため複数での対話になると通信面で不安定になる
  • サポート面で不足がちであり、万が一のトラブル時の時に不安が残る

有料版

  • 通信面や品質面ではテレビ会議と比較するとまだ見劣りする

有料版の方が確かに性能と機能面から見ても無料版よりもグレードアップな仕様となっています。特に無料版は原則として1対1の通話だけですが、有料版は1対複数または複数対複数の通話が可能となっています。ただし、テレビ会議ほどの対話は、専用回線ではなくインターネットの環境によるため有料版もまだ追い越しているとは限らないというのが現状です。

セキュリティ面も重要な比較ポイント

それでも、Web会議は進化を日々遂げています。その中には当然セキュリティ向上に向けた取り組みも含まれています。そのため、Web会議導入をセキュリティの面から躊躇している顧客にとってもアピールできるでしょう。

 具体的には、次の部分を強化することでセキュリティ面の向上を図っています。

暗号化

セキュリティを考える上で最大の関心事といえば暗号化です。そのため、SSLやAESといった暗号化技術が駆使されています。これによって例え外部からの盗み聞きがあっても原則として通話内容が判別できないようになっています。

入室するためのID

通常の会議でも関係者以外は入室禁止となることはごく普通にあります。Web会議とてそれは例外ではありません。実は、Web会議もバーチャルに議題ごとの会議室を設けています。そこに入室するためには所定のIDが必要になります。これをセキュリティコードといいますが、これを入力しない限り入室ができないようになっています。

IPアドレス

通信先を識別するための番号をIPアドレスといいますが、これは端末ごとに異なります。そのため、IPアドレスで会議参加者の識別を行える機能があります。IPアドレスは端末を識別する住所のようなものです。このIPアドレスを識別し、許可のない参加者を閉め出します。

端末認証

仮にID、パスワード、IPアドレス等の情報が揃っていても、さらに端末が登録されていないものであれば、端末認証の結果、入室拒否をされて弾かれるようになっています。そのため、なりすましなどの防止にも繋がります。なお、この対応のために各ハードウェアに割り当てられる固有の番号であるMACアドレスが採用されています。

このように、Web会議を開発している多くのメーカー側も、セキュリティ面を強化しない限り、セールスには繋がらないと判断しているため以上のような項目を筆頭にその対策を進めています。

通信方式

一般的に、無料のWeb会議ツールの多くがP2P方式を採用しています。つまり、コンピューター同士を直接つないでデータのやり取りが行われています。また、繋がっているコンピュータは不特定多数なので、ウィルス感染のリスクが高く、原因の追及が困難です。

一方で、有料のWeb会議ツールは専用サーバーを仲介していることが多いため、セキュリティにおいて信頼性は比較的高いです。

有料・無料ツールにおける性能の安定性

Web会議ツールを導入したものの、想定していたような使い方ができなかったり、必要な機能が備わっていなければ意味がありません。円滑に会議を進めるには、ツール毎に異なる機能を比較することも重要です。

機能について

無料ツールと比べると、有料ツールでは特定の使い方に特化した機能が備わっていることがあります。たとえば、共有機能が充実している有料ツールの場合、デスクトップ・アプリ・ブラウザなどのリアルタイム共有、コンピュータ・クラウド内のファイル共有、ホワイドボード共有など会議の進行や状況に応じて、様々な使い方を想定して作られています。

海外に拠点を持つ企業向けに、外国語のリアルタイム翻訳や音声認識機能に特化した商品も存在します。通常であれば同時通訳者が必要となるシーンですが、この機能によって同時通訳者への依頼費用の削減や、通訳時間の削減による会議時間の短縮などを期待することができます。

また、会議全てを録画することを前提とした有料ツールも存在します。専用クラウドサーバーに保存する仕組みとなっており、パスワード付きURLをメールで送信することにより誰でも手軽に閲覧することが可能です。録画することで、通常行うような文字おこしや議事録作成の手間が大きく削減できるため、社員の負担が大きく解消されることになります。

さらに、拠点や会議参加者人数が多くなると、管理者が遠隔で操作を行った方が会議が円滑に進むケースもあります。そのような問題に対処するために、遠隔マイクコントロール・遠隔カメラコントロールなどのデバイス管理機能が付いているツールもあります。

パソコンやスマートフォンなどのデバイスが無い環境でも、電話さえあればコンピュータと同様に会議に参加できる機能も存在します。たとえ、ネットワーク環境が整っていないエリアでも、電話回線を使って安定した音声コミュニケーションを取ることが可能です。

有料ツールでは、無料ツールと比較にならないほど機能が充実していることが多いです。社員数が少ない中小企業の場合は、むしろ余計なツールは必要ないかもしれませんが、いろいろな場面で使う可能性がある場合は、有料ツールを検討しておくと、後悔が無いといえます。

画質・音質について

基本的に、無料ツールの通信方法では多人数の同時会話を前提として作られていないため、どうしても画質や音質の低下が生じる恐れがあります。ビジネスの場では、発言内容と同じくらい表情や言葉のニュアンスが重視されるケースもあるため、映像が乱れたり音声が途切れたりする可能性は少しでも無くしておかなければなりません。

研修やセミナーなどの講演形式では、映像を大きなモニターで映し出すことも考えられるため、映像の解像度はフルHDクラスが求められるでしょう。また、たとえ音声や映像トラブルが起こったとしても、多くの有料Webツールではサポート対応がしっかりしているため、その点についても安定性が高いと言えます。

また、いつも同じ場所で会議を行う分にはまだ問題ありませんが、出張先や回線が不安定な場所からも会議を行うには、やはり無料ツールの回線では不安が残ります。やはり、複数拠点で会議を行う場合や海外においても接続を安定させるには有料ツールを使うのが無難です。

まとめ

セキュリティ面、通話性において、ビデオ会議と比較して見劣りする点があったWeb会議ですが、それも改善されつつあり今後市場のシェアも大きく変わることが予測できますので、コストパフォーマンスやよりスムーズな会議展開をもたらすためにも積極的に導入していくことをおすすめします。 

なお、現在流通しているWeb会議ツールで特に人気が高いのは次のものが挙げられます。

V-Cube(ブイキューブ)

  • 通常の1対1に加えて1対50といった相応の人数の同時接続が可能
  • 導入にいたるまでの流れ、カメラ、マイク、スピーカーといった必要機器といったことに対する提案なども万全で顧客からは高い評価を得ている
  • 単純なボタン配置によって使いやすいインターフェース、会議中でもアプリケーション操作ができる
  • 9年連続のシェアNo.1を達成するなど、導入している会社は千単位である

Web EX

  • 業界最大手のネットワーク機器開発会社であるシスコシステムズが提供しているWeb会議ツール
  • オフィスソフト(ワード、エクセルなど)を会議参加者に共有できるアプリケーション昨日、画像を共有できるドキュメント共有、遠方にあるパソコンをリモートコントロールできるデスクトップ共有、その他、ファイル転送、会議の映像を記録と再生できる機能など、現代のWeb会議ツールで標準的に搭載されている機能をいち早く取り入れたことから、業界のデファクトスタンダードという一面を持っている
  • 全世界150か国で利用されている
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