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HOME » Web会議の導入に向けて

Web会議の導入に向けて

ここ2~3年で耳にする回数が急激に増えた「Web会議」、各地に支店を持つ大企業だけでなく、中小企業でも一般的になりつつあります。では、なぜWeb会議が急速に普及しているのでしょうか?

Web会議を導入する理由は各社それぞれあるでしょう。共通しているのは、適切に運用すれば大きなメリットを得られることです。

しかしながら、Web会議が一体どのようなシステムで、ビジネスにどのように役立つのかがわからないという人も多いことでしょう。

このカテゴリでは、Web会議のメリットや導入するにあたって知っておきたいことに加え、Web会議システム全般にわたってわかりやすく解説しています。Web会議に関する疑問点は、よくある質問を含めて該当する項目で確認できます。ぜひ、参考にしてください。

Web会議の機能について

今、Web会議を導入するケースが大企業だけでなく中小の企業にまで広がっています。これまで先進的といわれていたのはテレビ会議ですが、Web会議にはそれを遙かに越える先進的な機能が備わっており、それがWEb会議の普及を促しているのです。それを支えているのがインターネット環境の世界的な広がりです。

Web会議の最も特徴的な機能は、情報やデータを瞬時に共有できることでしょう。例えば会議中に話題になった資料を相手と共有する必要がある場合、ファイル転送機能ですぐに相手に届けることができます。

また今ではパソコン以上にスマートフォンやタブレットを使うビジネスマンが多くなっていますが、Web会議ではこれらのモバイル機器ともコミュニケーションがとれる機能が備わっています。この機能によって、会議室に縛られることなく会議に参加できるようになりました。

例えば営業中で社外に出ているスタッフは、会議の時間までに本社へ戻るといった従来型の会議参加をしなくても、外出先からスマートフォンやタブレットで会議に参加できるのです。Web会議は「会議室」という従来の枠を越えてしまったのです。 Web会議にはまだまだ便利な機能がありますので、それらについて具体的にお伝えしていきましょう。

テレビ会議との違い

かつて、テレビ会議を導入している企業は時代の先端を行っているイメージがありました。現在はweb会議がありますが、この両者の違いとは何でしょうか?実は、システムが異なるだけでなく、web会議にはテレビ会議とはまったく異なる「データの共有」という目的があったのです。

>>テレビ会議との違い

ASP型とサーバ型の違い

web会議のASP型には手軽に使えるメリットがあり、サーバ型には自社に特化しやすいメリットがあります。どちらがよいかの判断をするには、じっくりと詳細を検討する必要があります。

>>ASP型とサーバ型の違い

サポート体制とセキュリティ

インターネット社会にあって、web会議のサポート体制とセキュリティは充実しているといえます。不満が出るとすれば、サポート体制やセキュリティ体制そのものではなく、プランや料金によるものが多いかもしれません。

>>サポート体制とセキュリティ

活用事例

web会議の代表的な活用事例は、全国の拠点を結んだ集合会議です。一箇所に集まる必要がないため、時間やお金を節約できます。また、各自のデスクで会議ができるため、タイムリーな活用も可能です。さらには、働き方改革にも…。

>>活用事例

誰でも使える操作性が重要となるWeb会議システム

web会議の強みは、いつでも誰でも気軽にはじめられることでしょう。そのためには、複雑な手順が必要なシステムであってはなりません。軽快なフットワークでweb会議をするためのサービスと、Web会議に必要な操作性とは。

>>誰でも使える操作性が重要となるWeb会議システム

WEB会議使用時の通信速度における安定性

web会議に重要なことのひとつが通信の安定性です。会議中に回線がダウンしたら意味がありません。また、途切れ途切れになったのではストレスがたまりますし、業務に支障が出ます。web会議の通信安定性に関する情報はコチラから。

>>WEB会議使用時の通信速度における安定性

拡張性のあるweb会議システム

導入当初と状況が変わったら、また一からシステムを組みなおす。そんな無駄なことにならないために、web会議システムは拡張性が重要です。拡張性のあるシステムの有利な点を解説します。

>>拡張性のあるweb会議システム

スマートフォン・タブレットは対応しているか?

いまや、パソコンよりもスマートフォンやタブレットを活用することが多い人は珍しくありません。そうなると、web会議にもスマートフォンやタブレットで参加できれば便利です。web会議におけるスマートフォン・タブレットの有用性をみてみましょう。

>>スマートフォン・タブレットは対応しているか?

Web会議の費用について

企業が新しいシステムを導入する場合に考えなくてはいけないのが、イニシャルコストとランニングコストです。

イニシャルコストはシステムを導入する時の初期費用ですが、かつてはWeb会議を導入するにはそれなりの初期費用がかかりました。しかしここ数年で導イニシャルコストが下がり、中小やベンチャー企業にも手が届く価格帯になっています。またその利便性や需要の増大によって価格競争が激しくなっており、中には無料でWeb会議を始めることができるサービスまで出てきています。

ランニングコストはシステムを運用するための維持管理費ですが、この点においてもWeb会議は利用しやすくなっています。というのもサービスを提供する会社によって、色々な料金プランが用意されているからです。コストを抑えたい場合は低料金のプランを選ぶことができます。また提供会社によっては月額料金ではなく従量制で課金するプランもあり、Web会議の利用の仕方によって選ぶことができます。長期契約で料金が割引になったり、お試し期間を設けているところもあります。

このようにイニシャルコストでもランニングコストでもWeb会議は導入しやすくなっています。費用対効果の面でもすぐれていることがすでに実証されているのです。Web会議についての費用情報を以下でご説明しましょう。

参加人数の上限について

web会議は、その性質上から参加人数の制限がありません。ただし、プランによっては上限があります。料金など費用の比較をするときは、参加可能人数をチェックすることも必要です。

>>参加人数の上限について

無料か価格がかかるかは重要なポイント

web会議の無料版は、コスト重視の場面に有効です。しかし、それなりにリスクも考えないといけません。また、使い勝手やセキュリティの面からは有料版が優勢ですが、決め手をどこに置くかで変わります。

>>無料か価格がかかるかは重要なポイント

価格相場と費用対効果

web会議の相場価格を知ることは、費用対効果を考えるうえで重要なことです。ただし、web会議の価格の適否は、導入しない場合のコストとの比較だけで決まるものでもありません。

>>価格相場と費用対効果

初期費用と月額料金

web会議の導入にかける初期費用と月額料金は、内容に対して過不足のないプランを選ぶことで最適化が可能といえます。インターネット回線に不安がある場合は別の手段もあります。

>>初期費用と月額料金

Web会議の機材について

企業が新しいシステムを導入する場合の壁として、機材の問題があります。新しいシステムにはそれを支える機材の準備が当然必要になります。それまでの古い機材との入れ替え作業や、新しいセッティングなども行わねばなりません。その作業にかかる時間やコストを考えると、なかなか新しいシステムの導入に踏み切れないのが実情でしょう。

しかしWeb会議に限っては、そのような煩わしさはありません。なぜかというと、インターネット環境がほぼ整っているからです。Web会議で最も必要なのがインターネット環境とそれに付随する端末機材です。大企業から中小・ベンチャー企業にいたるまで、すでにインターネット回線は普及しています。ですからWeb会議の導入では機材の問題はすでにクリアされているのです。現状のインターネット環境を補強する程度の機材を準備するだけでいいのです。

会議に使用するパソコン、スマートフォン、タブレットなどはすでに各自で持っていますし、新たに必要なのはカメラやマイク、回線を安定させるための機材などです。Web会議に欠かせない機材について、具体的に説明しましょう。

web会議にカメラは必須です。

web会議は人数が増えるほど全体の雰囲気が伝わりにくいことがあります。出席者の様子がわかれば会議の質も上がるでしょう。それには、カメラが必要です。ただし、どんなカメラでもよいわけではありません。web会議に使いたいカメラ選びを考えます。

>>web会議にカメラは必須です。

会議用マイクスピーカーを比較しましょう

目に見える情報はカメラでキャッチします。それでは、音声はどうでしょうか。こちらは、会議用のマイクスピーカーが便利です。web会議に使える会議用マイクスピーカー選びのポイントと注意点を確認します。

>>会議用マイクスピーカーを比較しましょう

快適にWeb会議をするため同時接続ができるMCUを導入する

国外の複数の企業とweb会議をする場合、通信が不安定になり、タイムラグを生じることがあります。安定した通信で快適なweb会議をするための手段として、同時接続可能なMCUの導入があります。

>>快適にWeb会議をするため同時接続ができるMCUを導入する

Web会議に関するその他

新しいシステムを導入する時は、そのシステムについての基本情報を知る必要があります。Web会議を導入する場合にも、運用方法についての不安や疑問、トラブルが起こった時の対処の仕方など、色々と把握すべき事柄があります。

Web会議への理解がより深まるように、専門用語やQ&Aなどを含めてご説明しましょう。

Web会議導入のメリット

会議をするには開催場所まで移動しなければならない。時間も交通費もかかる。人数が増えれば場所の確保の問題が生じる。このような問題はweb会議が解決します。他にもいろいろあるweb会議のメリットを確認してください。

>>Web会議導入のメリット

よくある質問

web会議の経験がなければ、導入に関することや運用について、必要な環境などわからないことは多いものです。こちらでは、Web会議についてよくある質問に答えています。

>>よくある質問

Web会議システムの用語集

web会議にはさまざまなメリットがあります。そんなweb会議を使いこなすなら、web会議システムで使用される専門用語も知っておいた方がよいでしょう。

>>Web会議システムの用語集

Web会議のトラブルを解決!トラブル例とその対策方法を紹介

どんなものにもトラブルがあるように、便利なweb会議でもトラブルを0にすることは困難です。web会議で起こりやすいトラブルの原因と対策を知っておくことで、いざというときに慌てないですみます。

>>Web会議のトラブルを解決!トラブル例とその対策方法を紹介

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